Sportwerkgever Fryslân is een organisatie die diverse diensten op het gebied van HRM en salarisverwerking aanbiedt aan de bij haar aangesloten sportverenigingen. De mutaties samenhangend met contract- en personeelsadministratie komen nu nog op veel verschillende manieren binnen, zoals per mail, telefoon of post. Maar straks niet meer. Vandaag tekende Sportwerkgever Fryslân een contract met Gjald, die de werkprocessen zal standaardiseren en automatiseren op basis van een uniform werkportaal ingericht in de software van AFAS.
Belangrijke samenwerking
Commercieel directeur Maeike Walstra van Gjald en Directeur Bestuurder Anne Jochum de Vries van Sportwerkgever Fryslân zijn er erg op gebrand om de samenwerking tot een succes te maken. Effectiviteit en efficiency in de bedrijfsvoering zijn ook in de sportwereld belangrijke drivers om zo veel mogelijk tijd en geld ten goede te laten komen aan de sport in plaats van aan administratieve handelingen en controle.
Het belang van uniformiteit en standaardisatie
Maeike vertelt: “In de cultuur, sport en recreatie zien we dat instellingen en organisaties in toenemende mate het belang gaan inzien om de bedrijfsvoering te automatiseren. In dit geval gaat het daarbij niet alleen om efficiency maar ook om maximaal klantgericht kunnen zijn. De bij Sportwerkgever Fryslân aangesloten verenigingen kunnen met het werkportaal 24/7 op uniforme wijze hun payroll en medewerkermutaties doorgeven. Als leverancier van de daarop aansluitende diensten kan Sportwerkgever Fryslân makkelijk communiceren en afstemmen en is er door de uniformiteit veel minder kans op fouten en kunnen zaken sneller verwerkt worden. Dit komt het gemak en de transparantie naar hun klanten direct ten goede. Wij zijn dan ook erg blij dit werkportaal te mogen realiseren.”
Koploper zijn en blijven
Voor Sportwerkgever Fryslân is innovatie en service naar de klanten belangrijk. Anne Jochum vertelt: “Wij willen de opgedane kennis en ervaring graag delen met andere (maatschappelijke) organisaties. Dat kan alleen met partners die aansluiten bij deze visie en daar ligt dan ook een belangrijke reden om voor het team van Gjald te kiezen. Samen zullen we er voor zorgen dat meer organisaties van deze technieken gebruik kunnen maken.”
Maximale inzet van de software van AFAS
Gjald en Sportwerkgever Fryslân zullen in het project de software van AFAS volledig inrichten startend met een herevaluatie en optimalisatie van de basis, Employee Self Service, Managers Self Service, een volledig digitaal personeelsdossier, e-correspondentie, verzuim en rapportages. Op basis van de beschikbare functionaliteit wordt een volledig werkloket ingericht inclusief helpdesk.
Sportwerkgever Fryslân heeft de ambitie uitgesproken om met deze businesscase ook andere collega organisaties met het werkloket te inspireren. Hiertoe zullen de processen zo gestandaardiseerd mogelijk worden ingericht en wordt er bij de bouw ook stil gestaan bij de mogelijkheden van schaalbaarheid van de oplossing voor gebruik door andere instellingen.