Mede door het recente faillissement van enkele administratiekantoren in de onderwijsbranche zijn er vragen gerezen of het insourcen van administratieve diensten in het onderwijs wel toekomst heeft. Mijn mening is dat dit wel degelijk het geval is als de juiste accenten in de dienstverlening worden gelegd en software optimaal wordt benut, zowel in het ondersteunende proces als in de samenwerking tussen leverancier van administratieve diensten en de onderwijsinstelling. In dit blog leg ik uit waarom.
Oude werkwijzen
Uit de praktijk blijkt dat ERP software zoals de software van AFAS nog steeds niet tot zijn volle potentie wordt benut. De ontwikkelingen op het gebied van de mogelijkheden om standaardisatie en automatisering te gebruiken om echt voordeel binnen de bedrijfsvoering te realiseren zijn de afgelopen jaren bijzonder snel gegaan. Niet in alle gevallen heeft dat geleid tot het uitnutten van deze potentie door administratiekantoren.
Ik zie bijvoorbeeld dat veelal nog oude arbeidsintensieve werkwijzen worden toegepast, die te duur zijn. Dit heeft te maken met enerzijds onvoldoende kennis van de programmatuur als anderzijds ook te maken met de verdienmodellen van administratiekantoren die in de meeste gevallen nog gebaseerd zijn op de component arbeid. Inefficiëntie vertaalt zich derhalve veelal door in een hogere omzet voor dienstverleners, omdat de kostprijzen primair gebaseerd zijn op uren inzet en niet op het optimaal inzetten van software.
Standaardiseren betekent stuurinformatie
Een ander aspect wat gemist wordt is het feit dat het opzetten van administratieve diensten gebaseerd op een hoge arbeidscomponent niet bijdraagt aan standaarden. Standaarden die in de eerste plaats kwaliteit moeten borgen maar in de tweede plaats in combinatie met automatisering kunnen leiden tot belangrijke stuurinformatie over de kwaliteit van de processen en de volumes binnen die processen zodat voortdurend aandacht kan worden besteed aan verbetering en optimalisatie. Automatisering en standaarden borgt daarnaast dat er informatie beschikbaar komt over doorlooptijden, workloads, eigenaarschap, en frequentie zodat werkprocessen overdraagbaar zijn. Door het inbedden van werkprocessen in automatisering is het tevens mogelijk om de totale keten te beschouwen zodat minder afdelingsgericht te werk wordt gegaan en er kosten in de vorm van doublures in rollen en functies kunnen worden opgespoord.
Grote kans
Hier ligt een grote kans voor onderwijsbesturen om een investering te doen in de doorontwikkeling van hun bedrijfsvoering. Dit kan door de software van AFAS beter in te richten en in gebruik te gaan nemen voor de gehele organisatie. Employee- en Management Self Service en in algemene zin het standaardiseren en automatiseren van processen nodigen uit tot een grote jaarlijkse kostenbesparing.
Administratieve dienstverleners die onderwijsbesturen ondersteunen in administratieve processen zoals loonverwerking en administratie doen er goed aan de potentie van de software volledig uit te nutten voor zowel het werkproces wat is uitbesteed alsook de onderlinge samenwerking. Dit betekent naar mijn mening dat administratiekantoren zichzelf niet als een afdeling beschouwen van de onderwijsinstelling maar binnen de automatisering hun plek binnen de processen innemen waar zij van toegevoegde waarde kunnen zijn. Dit kan online en vanaf elke werkplek. Hierdoor komt de inhoudelijke expertise die is gevraagd maximaal effectief tot zijn recht en kunnen deze worden geleverd tegen de minst mogelijke kosten.
Voorbeelden
In de praktijk zien wij administratief ondersteunende partijen nog veelal dienstverlening verrichten op basis van formulieren en telefoonlijnen. Gegevens die op die manier worden uitgewisseld leiden steevast tot hoge arbeidscomponenten aan zowel de kant van de onderwijsinstelling als het administratiekantoor. Wat de ene partij genereert uit zijn primaire proces wordt door de andere partij in een afzonderlijk proces (afdeling) wederom in behandeling genomen en ingevoerd. Vervolgens wordt het verwerkt en ter accordering wederom uitgewisseld tot het uiteindelijk leidt tot output. Ook daar zien we in de praktijk dat geen verantwoordelijkheid wordt genomen voor het optimaal benutten van de potentie van automatisering door het niet gebruiken van dashboards, digitale gegevensuitwisseling, workflows, digitale loketten en gedeelde online dossiers.
Naar onze mening zouden locatiedirecteuren en medewerkers prima zelf in staat zijn om bijvoorbeeld digitaal;
- mutaties van medewerkers door te geven
- een declaratie in te dienen
- een studievergoeding aan te vragen
Waarna vervolgens het administratiekantoor binnen het online werkproces haar inhoudelijke (controle) expertise inzet op alleen die momenten waarop het nodig is en niet al haar tijd besteed aan arbeidsintensieve zaken zoals het zoeken naar, het vragen om, het corrigeren van en het invoeren of genereren van gegevens en rapportages.
Bovenstaande zaken zijn niet heel ingewikkeld, want we bestellen toch ook via internet of regelen onze bankzaken digitaal. De regie op de eigen bedrijfsvoering wordt hierdoor weer naar de eigen organisatie getrokken.Dit zorgt voor meer sturing op processen en de uitkomsten hiervan. Daarnaast leidt deze digitalisering tot het sterk verbeteren van de beschikbaarheid van betrouwbare informatie voor besturen, locatiedirecteuren en medewerkers.