Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen biedt intensieve gedwongen begeleiding en behandeling aan zo’n 175 jongeren tot en met 23 jaar. Zij helpen deze jongeren door middel van de juiste behandeling, begeleiding, intern onderwijs, arbeidstoeleiding en vrijetijdsbesteding. Het doel: Het vergroten van de kans op een zo succesvol mogelijke terugkeer in de maatschappij. Alberto de Kroon, Finance manager bij Het Poortje, vertelt hoe Het Poortje met Lean Management efficiency verbeteringen in de bedrijfsvoering heeft doorgevoerd.

Met Lean procesoptimalisatie direct merkbare resultaten bereikt

Gjald heeft ons ondersteund bij het optimaliseren van het proces Administratie & Informatie. Alle administratieve handelingen rond het aanmaken en beheren van cliëntendossiers, inclusief de interne en externe informatieverstrekking zijn onderdeel van dit proces.

Doel van het project was het vereenvoudigen van het proces en het verhogen van de kwaliteit. Door de uitgangspunten vanuit Lean toe te passen hebben we opzienbarende resultaten in het proces bereikt, waaronder:

• eenmalig vastleggen van informatie op 1 plek voor meervoudig gebruik;
• er zijn duidelijke eisen gesteld aan de kwaliteit van de input;
• geen dubbelingen in handelingen door meerdere teams of medewerkers meer;
• geen lijstjes of excel bestanden meer naast de centrale systemen;
• geen eigen dossiertjes en lijstjes meer maar centrale beschikbaarheid van alle informatie;
• verhoging van de kwalitatieve output van gegevens voor informatieverstrekking zonder aanvullende bewerkingen;
• geen onnodig onderling mailverkeer meer;
• geen onnodig binnenlopen voor vragen als de informatie al beschikbaar is, etc.

Verfrissende aanpak; iedereen was betrokken

Het project heeft zowel het uitvoerend team, onze klanten en leidinggevenden binnen Het Poortje betrokken bij de procesoptimalisatie. Geen “lapjes” oplossingen maar echte, goed doordachte, doortastende oplossingen die het proces van alle kanten heeft verbeterd. Dit heeft naast de procesoptimalisaties ook een behoorlijke bijdrage geleverd in het bewustzijn van onze organisatie in het proces denken en de manier waarop wij vanaf nu met problemen of vraagstukken omgaan.

De inzichten en resultaten van het project en ook de wijze waarop de consultant in dit traject de aandacht voor geconstateerd knelpunten heeft benoemd en besproken, heeft ons geleerd dat wij qua houding en gedrag zelf in de toekomst anders moeten omgaan met vraagstukken. Dit vraagt het opzetten van een andere bril, die procesmatig denken in plaats van activiteiten gericht handelen stimuleert. We hebben geleerd verantwoordelijkheid te nemen, die verder gaat dan de hiërarchische structuren van de organisatie. Alleen dan kunnen we knelpunten echt aanpakken en oplossen.

Samenwerking

We hebben steeds in onderling overleg de opdracht en de planning doorgesproken en vervolgens per fase en per sessie de doelstellingen en aanpak doorgenomen. Hierdoor ontstond goede wisselwerking en konden we elkaar aanvullen om de beoogde resultaten te behalen. De lijnen in de communicatie waren kort en er kon snel gehandeld worden.

De aansluiting tussen consultant en de werkgroep, afdeling en managementteam waren afgepast en doortastend. Op een natuurlijke wijze kon de consultant zich aansluiten bij de verschillende doelgroepen en kon schakelen tussen enthousiasmeren en een knelpunt benadrukken. En dat in duidelijke onomwonden taal, maar wel met respect voor de ontvanger.

Prikkelende formats

Gjald heeft vooraf ontwikkelde en voorbereide formats om mee aan de slag te gaan. Dit ziet er erg goed doordacht en gestandaardiseerd uit en dat gaf ons het gevoel dat hier erg goed over is nagedacht. De consultant weet hoe ze te werk wil gaan en heeft daartoe een goede toolbox tot haar beschikking die is ontwikkeld vanuit bestaande erkende methodieken en modellen. Dit geeft vertrouwen in de kwaliteit van de aanpak.

Daarnaast is al heel snel duidelijk geworden dat de consultant los daarvan over een enorme dosis kennis en ervaring beschikt en die feilloos weet toe te passen op de voor ons specifieke probleemstelling en situatie. Het is dan ook niet zo dat de methodieken en formats beknellend waren tijdens de uitvoering van het traject, maar eerder ondersteunend, waarbij de consultant goed aanvoelt welke elementen in welke mate gebruikt kunnen worden. Voor de deelnemers in het traject werkt dit verhelderend en structurerend.