Tijdens een implementatie van de AFAS software kan het gebeuren: er is haast voor livegang, door onverwachte uitloop en een onwrikbare deadline. Dan maar zonder testen en acceptatietesten naar livegang? 3 inzichten én een grote kostenbesparing waarom je wél tijd aan de Test & Acceptatie fase moet besteden.
“We begrijpen heel goed wat er op het spel staat. Je wilt je software inrichten en er zo snel mogelijk gebruik van maken. Je investeert er niet voor niets in. Als Test & Acceptatie van tevoren goed is gepland gaan wij er vanuit dat dit juist vertraging voorkomt. Test & Acceptatie zou vooral als vertraging aanvoelen als er van tevoren geen rekening mee is gehouden”, zegt Joris Hardeman, business consultant bij Gjald. “Toch zien we vaak dat de Test & Acceptatie fase problemen voorkomt, en daarmee ook tijd en kosten om die problemen ná livegang op te lossen. Vanuit die ervaring geef ik je graag 3 inzichten mee.”
1. Het voorkomt onrust en weerstand bij medewerkers
Verslapte of geen aandacht voor het testen van de inrichting, of voor acceptatie ervan, leidt er uiteindelijk toe dat je fouten of problemen met de inrichting tijdens de livegang of erna krijgt te horen. “De ingerichte processen blijken na livegang tekort te schieten aan de praktijk en zijn niet goed werkbaar voor de eindgebruikers”. Dat vang je niet af met alleen technische testen. Dan blijkt het toch niet werkend genoeg te zijn voor eindgebruikers”, zegt Hardeman. “Dat is vervelend voor het draagvlak en verdere ontwikkeling van de software in je organisatie. Er ontstaat onnodige weerstand. Is er onvoldoende getest en geen gebruikersacceptatie-testen gedaan, dan ontstaat een daling in het vertrouwen vanuit eindgebruikers in het systeem. Het creëert onrust in de organisatie. Een T&A fase voorkomt die onrust.”
2. Het zorgt voor een optimaal resultaat uit je inrichting
“We zien vaak dat er veel tijd gereserveerd is voor de inrichting van de software. Dat gebeurt na de initiële inventarisatie. Tijdens het inrichten kan de wens van klanten of gebruikers echter veranderen. Op basis daarvan wordt direct de inrichting aangepast. Het levert een uitloop van werkzaamheden op”, zegt Hardeman. “De deadline voor livegang blijft vaak wel staan. Het gevolg: amper tijd tussen inrichten en livegang, en een testfase die onder druk komt te staan. Helaas … geen tijd meer over.”
Dan maar zonder testen naar livegang? Nee, zegt Hardeman. “Voor een optimaal resultaat kun je beter gepland aan Test & Acceptatie werken. Zorg daarbij voor grip op het proces en draagvlak voor tijd voor testen.” Lees meer over gepland testen in onze blog ‘Hoe pak je Test & Acceptatie van software zo goed mogelijk aan?’
3. Het zorgt voor beter inzicht in dagelijkse processen
“Tijdens de testfase worden heel veel fouten en problemen uit de software gehaald. Niet alleen technisch, maar ook functioneel”, zegt Hardeman. Dat komt, zo zegt hij, omdat het testen dwingt om processen van A-Z door te lopen, in plaats van losse elementen die moeten worden ingericht. Hardeman: “Hoe goed je een proces ook inricht bij de inrichtingsfase, hoe goed je het ook van tevoren hebt uitgedacht, er wordt altijd iets over het hoofd gezien. Dat wordt direct duidelijk tijdens de testfase.”
Uit de praktijk blijkt dat eindgebruikers pas kennis maken met de software tijdens livegang, omdat ze niet of weinig bij de inrichting betrokken zijn. Hardeman: “De Test & Acceptatie fase zien wij ook deels als onboarding van eindgebruikers. Hierdoor krijgen ze feeling met de software, de processen en de (nieuwe) manier van werken. Dat verhoogt het draagvlak in de organisatie en het succesvol in gebruik nemen van de software. Efficiënt werken met de software lukt alleen als alle stappen in de verschillende werkprocessen goed te doorlopen zijn.”
Bonus-inzicht: Een goede testfase voorkomt onverwachte, extra kosten
De testfase goed uitvoeren, zal voor een kostenbesparing zorgen. In de testfase worden problemen of fouten zichtbaar en kunnen er nog voor livegang uitgehaald worden. Die fouten na livegang corrigeren, als de software al in gebruik is, is niet efficiënt. Het oplossen levert dan opnieuw tijdsdruk op.
“We zien dat organisaties na de livegang van het eerste onderdeel gelijk aan het volgende onderdeel beginnen. Dat is geen probleem, zolang er zich geen cruciale fouten na livegang van het eerste onderdeel voordoen”, zegt Hardeman. “Anders ben je tegelijk bezig met het oplossen van fouten van het eerste onderdeel en het inrichten van het volgende onderdeel. Dan kan het zomaar één, twee, zes maanden duren voordat het eerste onderdeel staat zoals je het wilt hebben. Een half jaar extra ontwikkeltijd levert onnodige kosten op.” Deze inefficiënte manier van werken vreet tijd van de applicatiebeheerder en zorgt voor productiviteitsverlies bij medewerkers als het systeem niet goed voor ze werkt.
“Soms staat er ook in de overeenkomst dat je als opdrachtgever verantwoordelijk bent voor het testen van de software. Je zult dan zelf fouten die later worden ontdekt, moeten herstellen, met extra kosten als gevolg. Een grondige Test & Acceptatie fase bespaart je deze onzekere kosten”, besluit Hardeman.
