Hoewel de software van AFAS jaren geleden al geïmplementeerd was binnen het Leger des Heils, bleek er door de technologische innovatie van de afgelopen jaren veel verbeterpotentieel, gericht op verdere administratieve verlichting. Met 6000 medewerkers verdeeld over verschillende locaties in Nederland hebben standaardisatie en automatisering een enorme impact op kostenbesparing. Processen kosten dan minder tijd en leiden tot minder fouten.

Standaardisatie en automatisering van de HR cyclus

Sander Bos en Carmen Kluppel van het Leger des Heils vertellen over hun ervaringen met het projectonderdeel waarin het proces van ontwikkel- en voortgangsgesprekken in een HR cyclus werd gestandaardiseerd en geautomatiseerd. Hierdoor is er nu inzicht en overzicht van het verloop van die gesprekken en de status ervan. De organisatie is verlos van excel overzichtjes op verschillende locaties en de automatisering borgt dat gesprekken tijdig plaatsvinden en worden gedocumenteerd. Leidinggevenden hebben eenvoudig inzicht en overzicht en delen dezelfde informatie met medewerkers in 1 dossier.

Ervaringen met AFAS optimalisatie

Sander Bos vertelt: “Gjald heeft ons enorm geholpen door in eerste instantie helemaal uit te denken wat we nodig hadden en hoe dat dan zou moeten werken. Ze stelden de juiste vragen en durfden ook kritisch mee te denken over de beste oplossingen. Pas daarna zijn ze gaan inrichten in de software. En het werkt perfect.”

“De toegevoegde waarde van de oplossing zit met name in dat het tijd en fouten scheelt. En die tijd hebben onze mensen hard nodig voor onze missie” vult Carmen Kluppel aan. Ook zij was intensief betrokken bij het traject. “Er is  buiten de box gedacht. Onze vraag lag net buiten de gebaande paden van de software van AFAS, maar daar werd Gjald niet warm of koud van. Ze denken in oplossingen en mogelijkheden en dat was precies wat we nodig hadden” vertelt Sander.

Adoptatie binnen de organisatie

Belangrijke voorwaarde voor de implementatie was uiteraard goed werkende techniek en usability van de werkprocessen. Doordat mensen in een vroeg stadium zijn betrokken in het werken met de nieuwe functionaliteit leverde de adoptatie binnen het Leger des Heils geen problemen op.

Al met al een mooie samenwerking met een mooi resultaat, waarvan de indirecte toegevoegde waarde in tijdsbesparing en kosten, direct ten goede aan de primaire doelstelling van het Leger des Heils.