American School of the Hague (ASH) gunde zichzelf tot drie jaar geleden nooit de tijd om de Human Resources (HR) processen te stroomlijnen of om deze in een systeem te gieten. Langzaamaan begon de prestigieuze internationale school daar een prijs voor te betalen: de klantvriendelijkheid en productiviteit van de HR-organisatie leed eronder. Momenteel bevindt de school zich in een intensief traject om werknemers te laten profiteren van de grote stappen in automatisering die zijn genomen.

Ton Ravensbergen, director of finance and operations van ASH, geeft een beeld van de toenmalig nijpende situatie: “We hadden door kunnen gaan met onze talloze excelsheets en periodiek terugkerende zoektochten naar informatie. Dan hadden we op een gegeven moment 10 medewerkers bij HR kunnen neerzetten in plaats van de 3 die we nu hebben. Onze organisatie kraakte onder de HR-vereisten en onze bereidheid om onze mensen te helpen.”

Een moeilijkheidsfactor voor software-inrichting

“We kozen voor vernieuwing. Het kiezen van een aanpak bleek echter moeilijker. We wisten dat het een langdurig en uitdagend project zou zijn om alles rondom HR te automatiseren. We gebruikten dan wel AFAS, maar het softwarepakket moest wel volledig ingericht worden. Met onze ietwat afwijkende berekeningen en afspraken rondom vakantiedagen, loondagen, etc en de internationale context ervan, lagen hier de voornaamste hoofdbrekens. Meerdere partijen haakten in het beginstadium af vanwege de complexiteit van alleen al onze salarisadministratie. Gjald was de enige die constructief en eerlijk durfde te communiceren en niet voor het onbekende wegliep. Een verademing om te merken hoe je gezamenlijk succesvol kan inventariseren wat er nodig is en de plannen daarop kan afstemmen. We hebben meteen vanaf het begin intensief samengewerkt en onze hoofden gebroken over oplossingen. Eenvoudig was dat niet, bijvoorbeeld omdat we gebruikmaken van een verlonings- en verlofmethodiek volgens andere normen en regels dan gebruikelijk in Nederland. AFAS is daar niet op ingericht, daar moesten we echt hard aan trekken. En Gjald net zo goed.

De optimalisaties op een rij

• Inrichting payroll: Het was een enorme uitdaging om de afwijkende normen en regels voor verloning compatibel met AFAS te maken, om loonberekening te ondersteunen en toch de Nederlandse belastingregels toe te passen. Senior consultant en payroll specialist Jeroen van de Westelaken noemde dit één van zijn grootste uitdagingen sinds jaren.
• Employee Self Service (ESS) via InSite: Medewerkers hebben een portal/intranet (InSite) waarmee zij hun persoonlijk digitaal dossier kunnen raadplegen, wijzigingen kunnen doorgeven en informatie kunnen vinden met betrekking tot hun dienstverband met ASH. Hierin had HR consultant Julia Buchner een grote rol en heeft de wensen goed kunnen vertalen naar de gewenste inrichting.
• Evaluaties/beoordelen: De medewerkers van ASH worden beoordeeld op verschillende punten, voor de ontwikkeling en voor het functioneren van de medewerker. Door de beoordelingen in Profit vast te leggen is de vastlegging vereenvoudigd en hoeft de HR-afdeling geen lijsten in Excel bij te houden. Daarnaast kan HR de voortgang van de beoordelingen bewaken.
• Inrichten HR/signalen: Het systeem geeft signalen voor belangrijke momenten waarop beslissingen genomen moeten worden of situaties waarop acties ondernomen moeten worden.

De optimalisaties op een rij

• Inrichting payroll: Het was een enorme uitdaging om de afwijkende normen en regels voor verloning compatibel met AFAS te maken, om loonberekening te ondersteunen en toch de Nederlandse belastingregels toe te passen. Senior consultant en payroll specialist Jeroen van de Westelaken noemde dit één van zijn grootste uitdagingen sinds jaren.

• Employee Self Service (ESS) via InSite: Medewerkers hebben een portal/intranet (InSite) waarmee zij hun persoonlijk digitaal dossier kunnen raadplegen, wijzigingen kunnen doorgeven en informatie kunnen vinden met betrekking tot hun dienstverband met ASH. Hierin had HR consultant Julia Buchner een grote rol en heeft de wensen goed kunnen vertalen naar de gewenste inrichting.

• Evaluaties/beoordelen: De medewerkers van ASH worden beoordeeld op verschillende punten, voor de ontwikkeling en voor het functioneren van de medewerker. Door de beoordelingen in Profit vast te leggen is de vastlegging vereenvoudigd en hoeft de HR-afdeling geen lijsten in Excel bij te houden. Daarnaast kan HR de voortgang van de beoordelingen bewaken.

• Inrichten HR/signalen: Het systeem geeft signalen voor belangrijke momenten waarop beslissingen genomen moeten worden of situaties waarop acties ondernomen moeten worden.
• 
• Optimalisatie van autorisatie: Gedurende de tijd dat de software van AFAS werd gebruikt, is de autorisatie uitgegroeid tot een redelijk onoverzichtelijk oerwoud. Door ‘rollen’ te benoemen en per rol vast te stellen wat een gebruiker met die rol wel en niet mag in de software, is de autorisatie inzichtelijk en beheersbaar geworden waarbij ook functiescheiding is meegenomen.
• Roosters: Hiermee leg je vast wie wanneer aanwezig is. Dit is van belang voor de bezetting.
• Verlof: Door afwijkende normen en regels rondom verlof was het ook hier de uitdaging om AFAS succesvol in te richten. Een portal biedt medewerkers nu overzicht, zonder dat HR verschillende lijstjes in bijvoorbeeld Excel hoeft bij te houden.



• Ziek- en betermelden: Een ziek- en/of betermelding verloopt nu veel sneller waardoor ASH meer tijd heeft om vervanging te regelen. Daarnaast is het Nederlands recht van toepassing, ondanks dat ASH ook hier afwijkende normen en regels gebruikt.

Klaar voor strategisch voordeel uit automatisering

En ASH lijkt nog lang niet klaar te zijn. Ton: “We hebben nu alles rondom HR geautomatiseerd. De volgende stap is om ervoor te zorgen dat onze mensen daar optimaal van profiteren. Dat wordt aftasten, maar ik ben ervan overtuigd dat we daar succesvol in worden. En over deze stap heen kijkend: we willen van dit hele automatiseringstraject ook een strategisch voordeel maken. Dat Gjald daarin een rol gaat spelen is onvermijdelijk; inmiddels maken zij gewoon onderdeel uit van onze school!”