AFAS software geïmplementeerd in je organisatie. En dan? Wie is verantwoordelijk voor het onderhouden en beheren van de software en wie zorgt ervoor dat je alles uit de software haalt? Deze 4 rollen heb je in je organisatie nodig om AFAS software langdurig en optimaal te benutten.
1. Een eigenaar van het systeem, hoog in de organisatie beleggen
De software van AFAS is belangrijk voor de hele organisatie: het raakt cruciale bedrijfsprocessen. Elke medewerker heeft er (in)direct mee te maken. Desondanks zien we veelal dat verantwoordelijkheid voor het inzetten van de software van AFAS in de organisatie versnipperd ligt. Gebruikers op diverse afdelingen hebben tegenstrijdige belangen. Wie doet
wat en wie mag er uiteindelijk een besluit nemen? Zorg voor een eigenaar van het systeem, zo hoog mogelijk in de organisatie. De systeemeigenaar kan een kosten-baten-analyse maken, neemt risico’s weg en neemt alle belangen en effecten mee. Dat verhoogt de kans op beslissingen die organisatiebreed het beste zijn.
2. Een applicatiebeheerder die het er niet “bij” doet
De interne applicatiebeheerders die we spreken, stellen zich veelal voor als P&O-adviseur, administrateur of IT’er. Ze doen applicatiebeheer erbij. waardoor is er vaak onvoldoende tijd en focus om de ontwikkelingen bij te houden. Het vergt een behoorlijke tijdsinvestering om ontwikkelingen binnen AFAS bij te houden, onder meer door de komst van nieuwe functionaliteiten. Vele onderdelen haken in elkaar en raken meerdere facetten van de
inrichting. Een applicatiebeheerder doorgrond bedrijfsprocessen en heeft een hoge kennis van de software. Deze rol is cruciaal om de software optimaal te benutten. Zorg daarom voor het beleggen van de rol als applicatiebeheerder binnen de organisatie met een duidelijk pakket aan taken en verantwoordelijkheden.
3. Technisch beheerder, met veel verstand van zaken
De technische beheerder heeft een gedegen IT-achtergrond en is verantwoordelijk voor onderhoud, beheer op toegang en rechten, een hoge performance en koppelingen met andere software. Het borgt de toegang tot de software en zorgt dat de organisatie op de software kan blijven vertrouwen
4. Een of meerdere superusers, voor het creeëren van draagvlak
Een of meer zogenoemde ‘supergebruikers’ helpen andere gebruikers van het systeem om goed met de software te werken. Ze vergroten het draagvlak in de organisatie en het gebruiksgemak voor hun collega’s door:
● het eerste aanspreekpunt te zijn, bijvoorbeeld bij vragen of onduidelijkheden;
● uitleg te geven over de (nieuwe) werkwijze en wijzigingen daarop;
● ondersteuning te bieden bij incidenten; en door
● deel te nemen in werkgroepen om (gebruik van) de software continu te verbeteren
Haal alles uit de software van AFAS
Goed beheer van je AFAS omgeving is essentieel om je bedrijfsvoering te blijven ondersteunen. Geen capaciteit beschikbaar om deze taken op zich te nemen? Geen nood! Omdat dit complexe materie is, kiezen veel van onze opdrachtgevers voor complete insourcing van applicatiebeheer of kiezen voor een van onze support abonnementen.
Daarnaast heeft Gjald een best practice ontwikkeld voor een ideale beheeromgeving. Bovenstaande rollen krijgen daarin een prominente rol. Wij geven graag advies om je beheerorganisatie in te richten.