Voor veel organisaties voelt het verbeteren van de bedrijfsvoering nog steeds als noodzakelijk kwaad. Een vervelende kostenpost. Toch zien wij keer op keer dat het tegenovergestelde waar is.
Je bedrijfsvoering omvat alle processen die het primaire proces ondersteunen. Daarin investeren betekent dat je een stevig fundament creëert, waarop je jouw strategische doelen op een efficiënte en effectieve manier kunt realiseren. Dat zie je uiteindelijk in allerlei belangrijke zaken terug. In je winst, continuïteit en werknemerstevredenheid bijvoorbeeld. Zeker bij de grotere organisaties levert het onderaan de streep al snel tonnen per jaar op.
Het wordt tijd dat bestuurders bedrijfsvoering veel serieuzer gaan nemen. In dit artikel laten we je zien wat daarvoor nodig is.
Je bedrijfsvoering verbeteren kost geld, maar levert nog veel meer op
We weten het. Het verbeteren van je bedrijfsvoering is vaak een enorm project, waar veel tijd en geld mee gemoeid is. De verleiding is groot om het lekker te blijven doen zoals je het altijd al deed. Het gaat nu toch prima?
Tot je doorkrijgt wat het kan opleveren als je er wél mee aan de slag gaat.
Zo hielpen wij een zorginstelling om van 5 systemen naar één systeem over te stappen en om hun processen efficiënter in te richten. Er was visie en lef voor nodig om deze stap te zetten. Er moest geïnvesteerd worden. Maar die investering viel in het niet bij het resultaat: een besparing van 4 ton per jaar. Door het fundament te verbeteren werden hun ambitieuze doelen ineens wél haalbaar.
Dit zien wij keer op keer gebeuren. Bedrijfsvoering heeft zo’n enorme impact op alles en iedereen in je organisatie. Daar verbeteringen in aanbrengen is uiteindelijk altijd de moeite waard.
Dit is wat het verbeteren van je bedrijfsvoering je oplevert:
- Je kunt beter reageren op veranderingen
- Je dienstverlening is van hogere kwaliteit
- Je bent een fijnere werkgever
- Je kunt meer werk verrichten met minder medewerkers
- Je bespaart kosten
- Je komt niet zomaar voor onaangename verrassingen te staan
Het wordt steeds urgenter om hiermee aan de slag te gaan
Veel organisaties in de zorg en het onderwijs moeten bezuinigen en ook het bedrijfsleven heeft te maken met afnemende groei en een krappe arbeidsmarkt. Dat betekent dat het steeds urgenter wordt om zo (kosten)efficiënt mogelijk te werken, om talent zo lang mogelijk vast te houden en om de kwaliteit van je dienstverlening hoog te houden. Goede bedrijfsvoering is daarvoor cruciaal.
Het start met een scherpe visie
Bedrijfsvoering start niet bij processen of bij technologie. Het start bij het vormen van een scherpe visie. Wat willen we uiteindelijk bereiken en welke rol speelt bedrijfsvoering daarin?
Een mooi voorbeeld is een grote Nederlandse universiteit, die als ambitie heeft om in de top 100 van beste universiteiten ter wereld te blijven staan. Wat daarvoor nodig is? Efficiënte bedrijfsvoering, waar zo min mogelijk geld naartoe hoeft. Dat geld blijft dan namelijk over om te investeren in goed onderwijs.
Een ander voorbeeld is een organisatie die wil excelleren in de dienstverlening naar haar klanten. Om dat voor elkaar te krijgen moeten processen vooral eenvoudig en gebruiksvriendelijk zijn.
Deze voorbeelden laten overigens ook zien dat het vormen van een visie helemaal niet groots en meeslepend hoeft te zijn. Deze uitgangspunten passen prima op een bierviltje en zijn voldoende om richting te geven aan de bedrijfsvoering.
Het MT moet eigenaarschap tonen
Een ding is zeker: om je bedrijfsvoering succesvol te verbeteren moet het MT eigenaarschap tonen. Wij zien te vaak dat dit bij finance of IT neergelegd wordt. Of dat er eenmalig wordt geïnvesteerd in de implementatie van een softwarepakket en dat bedrijfsvoering daarna nog nauwelijks aandacht krijgt. Het project is afgerond, het projectteam wordt ontmanteld en niemand is nog verantwoordelijk.
Dat is een grote fout.
Bedrijfsvoering is zoveel meer dan een set aan tools en processen. Bedrijfsvoering zou het fundament moeten zijn waarop je richting je bedrijfsdoelstellingen werkt. Dat verdient de aandacht van het bestuur. Niet alleen als er nieuwe software moet worden aangeschaft, maar continu.
Benieuwd waar jij nog kansen laat liggen op het gebied van bedrijfsvoering?
Geloof jij dat het ook in jouw organisatie beter kan, maar heb je geen idee waar je moet beginnen? Laat ons dan een 0-meting voor je uitvoeren. Zo weet je precies waar jij op dit moment nog kansen laat liggen.