40% van alle software-implementaties wordt onvoldoende voltooid door een gebrek aan testen. Dat levert onrust in de organisatie op én onverwachte kosten. Hoe zorg je ervoor dat je deze Test & Acceptatie fase zo goed mogelijk aanpakt, voor optimaal resultaat?

Hoe goed de inrichting ook is uitgedacht, een testsessie laat zien hoe het in de praktijk werkt. “Het is bepalend voor het resultaat: vis je hier nog problemen en fouten uit, dan scheelt dat stress na de livegang”, zegt Joris Hardeman, business consultant bij Gjald. “Tijdens een testsessie weet je pas echt hoeveel feedback je krijgt op de uitgedachte inrichting. Een goede aanpak van de testfase helpt je om constructieve feedback te krijgen. Daarmee kun je je inrichting verbeteren en het draagvlak verhogen. Dit leidt tot het succesvol in gebruik nemen van de software.”

Een goede aanpak van de testfase bestaat uit 2 cruciale ingrediënten: Het plannen en organiseren van testsessies en oplossen van testresultaten en inhoudelijke kennis en expertise van je organisatie.

Cruciaal ingrediënt 1: Plannen & Organiseren

De testfase staat vrijwel altijd onder tijdsdruk. Inrichtingsdagen worden doorgaans voldoende ingepland, maar testdagen vaak maar beperkt. Daarnaast staan deze dagen ook niet altijd in de planning, maar wordt er wel verwacht van de klant dat ze tijdig testen. De klant beseft dit te laat, de deadline voor livegang blijft staan met als gevolg: een testfase die in de verdrukking komt.

“Je kunt daarmee omgaan door testsessies al in het begin, tijdens de analysefase, in de planning te verwerken. Daarmee weet je dat er tijd gepland is voor het testen én verwerken van de testresultaten”, zegt Hardeman. “Ook geldt: als het belang van testen al in de analysefase wordt onderkend, dan levert dat later, aan het eind van het traject, meer draagvlak op door voldoende tijd voor testen.”

Om testen zo goed mogelijk in te plannen, is een voorspelbaar proces nodig. Hardeman: “Laat het niet op je af komen, door alleen voor ‘testen’ tijd in te ruimen. Plan het hele proces met alle voorkomende werkzaamheden in. Een voorspelbaar testproces geeft grip. Je weet precies wanneer wat staat te gebeuren.”

Zorgt een geplande testfase dan niet voor meer uitloop? Hardeman: “Ik begrijp dat je als organisatie verder wilt naar een volgend onderdeel. Een goed georganiseerde testsessie zorgt er uiteindelijk juist voor dat de livegang géén vertraging oploopt, en de nieuwe software tijdig en effectief in gebruik wordt genomen. Je voorkomt problemen die ontstaan bij het niet testen van de software, waar we ook een artikel aan hebben gewijd. Problemen achteraf oplossen kost vaak meer tijd en geld, én levert je problemen met het draagvlak en de rust in je organisatie op.”

Cruciaal ingrediënt 2: Inhoudelijke kennis en expertise van je organisatie

“Tijdens een goede testfase is inhoudelijke kennis en ervaring van je organisatie het tweede cruciale ingrediënt. Zeker applicatiebeheerder en procescoördinatoren horen daarbij te zijn. Zij kennen de processen als geen ander”, zegt Hardeman. “Ook eindgebruikers schuiven aan, waarbij elke functie naar zijn of haar eigen processen kijkt. In rollenspellen, waarbij de testgebruikers diverse rollen aannemen, zul je zien wat er met die processen in hun context gebeurt. Zowel diepgaande kennis als een helikopter-overzicht zijn nodig.”

Rollenspellen, met inhoudelijke kennis van de organisatie, zijn cruciaal, laat Hardeman met een voorbeeld zien. “Je wilt niet hebben dat na livegang blijkt dat iedereen dossiers van zijn of haar collega’s kan inzien. Dat soort cruciale problemen haal je er tijdens een testsessie eenvoudig uit. En de urgentie van het probleem oplossen is ook direct duidelijk!”