Fiscount is een kennis- en adviescentrum die ruim 700 kleine tot middelgrote accountants-, administratie- en belastingadvieskantoren primair ondersteuning biedt op terreinen waar deze kantoren zelf niet, of onvoldoende kennis van in huis hebben. Fiscount heeft een breed scala aan specialismen en vaardigheden waarmee haar klanten slechts een telefoontje (of mailtje) verwijderd zijn van een antwoord op hun vragen. Fiscount is de sparringpartner binnen handbereik en ontzorgt daarmee in een breed expertisegebied waardoor klanten zich kunnen focussen op hun kernactiviteiten.
We zijn in gesprek met Gerrie van der Wal, hoofd operationele zaken bij Fiscount en daarmee eindverantwoordelijk voor operationele taken zoals financiën, projectadministratie en ICT. Vanuit die hoedanigheid werkt ze samen met Gjald aan het optimaliseren van bedrijfsprocessen en het borgen daarvan in de software van AFAS. In dit artikel vertelt Gerrie welke resultaten er tot nog toe zijn geboekt en wat dit voor Fiscount heeft betekend.
De aanloop naar procesoptimalisatie
Gerrie vertelt: “Voordat we starten met het procesoptimalisatie project maakten we al zo’n acht jaar gebruik van de software van AFAS. Veel administratieve taken en werkprocessen werden echter buiten het systeem om uitgevoerd. Hierdoor hadden we veel last van dubbele invoer van gegevens en waren werkprocessen of data niet centraal online beschikbaar. Dit ging ten koste van de efficiëntie, een persoonlijke allergie van mijn kant.
“Veel tijd ging op aan het onderhouden van veel verschillende applicaties en systemen. Hiervoor hadden we 10 fte werkzaam op de staf die met name bezig waren met administratieve taken. Ooit ben ik zelfstandig de optimalisatie begonnen door lijstjes te maken van werkzaamheden die anders of beter ingericht konden worden in AFAS. Met behulp van een consultant werkte ik dit vervolgens enkele malen per jaar uit in een verbeterslag.”
Het procesoptimalisatie project
Omdat mijn ambities steeds verder toenamen kwam ik via AFAS in aanraking met Gjald. Het eerste contact was meteen goed. Echter mijn aanpak van het periodiek verwerken van verbeterlijstjes strookte niet met hun aanpak. Zij stelden een aanpak voor met een duidelijk totaal einddoel waar we naar toe zouden werken. Hierin kwam ook de samenhang en opbouw binnen AFAS en de gewenste informatiebehoeften in balans met mijn ambities. Hierdoor zie je hoe zaken met elkaar verband houden en ook de effectiviteit van verbetering is gediend met een totaalplan. Hierdoor was ons procesoptimalisatieproject geboren.
Bril vanuit de gebruiker
Fiscount heeft de afgelopen jaren flink geïnvesteerd in het zo efficiënt en optimaal mogelijk inrichten van werkprocessen. Hierbij stellen we de klant centraal, waarbij we zowel onze klanten als onze medewerkers als zodanig beschouwen. Elke optimalisatie start vanuit de behoefte van de klant om het zo eenvoudig en doeltreffend mogelijk te maken.
Voor elk gewenst resultaat wordt een duidelijke projectomschrijving geschreven, met SMART doelstellingen. Door het bijbehorende projectplan weten we altijd wie zich waarmee bezig houdt, wat de doorlooptijd en opleveringsdatum is en wat het kost om het resultaat te realiseren. Een vast aanspreekpunt in de persoon van een projectleider leidt tot korte lijnen en heldere en duidelijk communicatie.
Papierloos, geen verspillingen en kostenbesparing
Door de procesoptimalisatie is de administratieve lastendruk erg afgenomen en kunnen wij met minder mensen, meer werk aan. De software van AFAS ondersteunt ons nu optimaal in onze ambities. Terugkerende standaard processen zijn geborgd in workflows en zijn geautomatiseerd, wat leidt tot duidelijkheid en sturingsinformatie.
Door het project werken we inmiddels vrijwel papierloos. Verspillingen binnen onze organisatie zijn opgespoord en aangepakt. De informatievoorziening is verbeterd en we besparen veel kosten. Ook zijn de gebruikers veel beter thuis in AFAS omdat tijdens de projecten veel gedaan is aan documentatie en kennisoverdracht.
De vraag aan Gerrie of de organisatie nu is uitgeleerd en er niets meer te verbeteren valt wordt ontkennend beantwoord: “Deze ontwikkeling is natuurlijk niet klaar. Integendeel. Wij komen juist steeds meer op stoom. Het is vallen en opstaan en hard werken, maar.. het is het dubbel en dwars waard. Met trots kunnen we stellen dat het aantal fte dat zich bezig houdt met administratieve ondersteuning meer dan gehalveerd is. Hierdoor zijn onze collega’s, zoals ze zelf hebben aangegeven, toe aan een volgende fase. Namelijk niet meer alleen intern gericht werken, maar zo veel mogelijk met het gezicht naar buiten. Voortaan maken zij dan ook deel uit van het team ‘Kantorenondersteuning’. Zij zijn er namelijk voor onze cliënten!”
