Over de Hanzehogeschool

De Hanzehogeschool Groningen is een dynamische, vooruitstrevende onderwijsinstelling. Samen met studenten, professionals, medewerkers en partners werkt de Hanze mee aan een krachtige regio. Hun actuele onderwijs en praktijkgerichte onderzoek dragen bij aan praktische oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken.

Lagere financiering maakt grip op de uitgaven urgenter

In heel Nederland nemen de studentenaantallen bij hogescholen en universiteiten af. Dat ligt voornamelijk aan demografische ontwikkelingen: er zijn simpelweg minder jongeren. Ook bij de Hanzehogeschool herkennen ze deze trend. Henry Huisjes, senior inkoopadviseur bij de Hanzehogeschool, licht toe wat dit voor hen betekent: “De instroom van nieuwe studenten blijft de komende jaren dalen. Dat betekent dat ook de financiering die wij ontvangen afneemt. Het is daarom meer dan ooit van belang om goed naar onze uitgaven te kijken. We willen graag bewustere keuzes maken. Mede om die reden hebben we besloten om een Purchase-to-Pay proces in te richten in AFAS.”

De implementatie van Purchase-to-Pay gaat vaak fout

De Hanze had nog niet eerder met Purchase-to-Pay gewerkt. Daarom besloten zij andere hogescholen en universiteiten eerst te vragen naar hun ervaringen met Purchase-to-Pay. Henry: “We hoorden vaak dat er tijdens de implementatie dingen mis waren gegaan. Na een half jaar kwamen veel organisaties erachter dat ze verkeerde keuzes hadden gemaakt en het traject hadden onderschat. De implementatie van een dergelijk systeem is niet alleen een technische implementatie, maar vooral ook een verandertraject. Dat vraagt om bewuste keuzes vooraf. Daarom hebben we Gjald ingeschakeld.”

Gjald hielp om van tevoren de juiste beslissingen te nemen

Henry vertelt: “De hulp van Gjald heeft ons zeker geholpen om van tevoren de juiste beslissingen te nemen. De consultants van Gjald kennen AFAS door en door en snappen hoe onze processen in elkaar zitten. Ze verdiepten zich grondig in onze organisatie en dachten actief mee. Dat was heel fijn.”

Processen per productgroep vastleggen

Een grote organisatie als de Hanzehogeschool koopt van alles in. Dat maakt het inrichten van Purchase-to-Pay complexer. Henry: “Binnen de Hanze kopen we bijvoorbeeld vastgoed, meubilair en boeken in. Al die zaken hebben een heel ander inkoopproces. Daarom werken we bij de Hanze met productgroepen. Samen met Gjald hebben we de inkoopprocessen per productgroep uitgewerkt en vastgelegd in een inrichtingsdocument. Daarna kon Gjald samen met de projectgroep aan de slag met de daadwerkelijke implementatie.”

De Hanze kiest bewust om niet alles via het P2P-systeem te doen

Henry legt uit waarom ze deze keuze hebben gemaakt: “Je kunt ervoor kiezen om elke aankoop in het P2P-systeem vast te leggen. Van de kleinste tot de grootste opdracht. Dat is natuurlijk waar Purchase-to-Pay in de basis om gaat. Je bent dan volledig in controle en vooral voor de financiële afdeling is dat heel fijn. Bij de Hanze benaderen we de inrichting met name vanuit de begrippen proportionaliteit en risico. Dat moet een gezonde balans zijn. We gaan dus niet vastleggen om het vastleggen. We willen dat het ook echt wat oplevert. Daarom kiezen we er bijvoorbeeld bewust voor om niet alle ontvangsten te boeken, maar om dat voor de producten of diensten waarvoor dit noodzakelijk is wel goed te faciliteren.”

De Hanze kan nu veel beter sturen op de uitgaven

Henry: “Doordat we nu inzicht hebben in onze uitgaven per productgroep, kunnen we veel beter sturen. De controle is naar voren verschoven. In plaats van dat we zeggen ‘is deze factuur akkoord?’, zeggen we nu ‘willen we deze uitgave wel doen?’. Daardoor doen we minder onnodige aankopen en kopen we slimmer en bewuster in.”