Over Zalsman
Zalsman, een toonaangevende Nederlandse drukkerij, staat bekend om haar innovatieve en duurzame printoplossingen. Opgericht in 1857, combineert Zalsman vakmanschap met moderne technologieën om hoogwaardige drukwerkproducten te leveren. Hun toewijding aan duurzaamheid en klanttevredenheid maakt hen een gerespecteerde speler in de industrie.
Een stroeve eerste kennismaking met AFAS
Lisa Theunisse is HR-manager bij Zalsman. Toen zij bij Zalsman startte kwam ze voor het eerst in aanraking met AFAS. Dat bleek nogal een uitdaging. De vorige HR-manager was al vertrokken en de enige die verder verstand van AFAS had, was een maand naar Indonesië. Lisa vertelt: “Ik merkte dat het lastig was om direct met AFAS te schakelen als ik ergens tegenaan liep. Gelukkig werkten we bij Zalsman al samen met Gjald, waardoor ik bij hen terecht kon met mijn vragen. Gjald reageerde altijd heel snel en had overal een antwoord op. Ik heb in die periode dankbaar gebruik gemaakt van hun hulp.”
Van hulplijn naar strategisch partner
Door de vragen die binnenkwamen bij Gjald werd al snel duidelijk dat de HR-processen niet handig waren ingericht in AFAS. Lisa Theunisse: “Toen ik een consultant van Gjald vroeg hoe ik dossiers moest aanmaken, kreeg ik de vraag: doe je dat nog handmatig dan? Al snel bleek dat we nog veel meer handelingen handmatig uitvoerden, terwijl die prima konden worden geautomatiseerd in AFAS. Toen hebben we Gjald gevraagd om ons hierbij te helpen. Ik vond het fijn dat Gjald zo proactief met ons meedacht. Daaraan merk je dat ze meer zijn dan alleen AFAS-specialisten. Ze zijn strategische sparringpartners, die ook meedenken over je processen.”
“Gjald heeft een professionele werkwijze en nam ons daarin mee”
Bij Gjald hebben we inmiddels zoveel projecten doorlopen, dat we precies weten met welke werkwijze we het beste resultaat behalen. Lisa vertelt hoe zij onze werkwijze ervaren heeft: “De consultants inventariseerden eerst waar de grootste knelpunten in onze processen zaten en lieten zien wat er mogelijk was. Zo konden wij een weloverwogen beslissing maken over wat we wel en niet wilden laten oppakken. Vervolgens hebben de consultants de nieuwe processen voor ons ingericht in AFAS. Ik vond het bijzonder om te merken dat Gjald ons heel serieus nam als klant, ook al was het voor Gjald waarschijnlijk een relatief klein project. We werden groots behandeld. Gjald heeft een professionele werkwijze en nam ons daarin mee. Eerst voelde dat een beetje overdreven, maar uiteindelijk was het juist erg fijn. Ik wist steeds precies waar ik aan toe was en de projectmanager voelde goed aan waar wij behoefte aan hadden.”
De nieuwe processen besparen HR een uur per arbeidscontract
Lisa: “Eerst was ik veel tijd kwijt aan het invullen van gegevens en het printen en scannen van contracten. Nu worden zaken als NAW-gegevens, arbeidsduur en salaris allemaal automatisch uit het systeem opgehaald en ingevuld. Het contract kan vervolgens online getekend worden. De automatiseringen die we met Gjald hebben doorgevoerd schelen zeker een uur per arbeidscontract. Als je veel contracten verwerkt, zorgt dat voor een enorme tijdsbesparing.”
Afdelingen werken beter samen, waardoor werknemers een betere start krijgen
Het stroomlijnen van de HR-processen in AFAS leverde Zalsman meer op dan alleen tijdsbesparing. Ook de samenwerking tussen HR, IT en de salarisadministratie is verbeterd.
Zo moesten leidinggevenden eerst elke roosterwijziging en contractwijziging doorgeven aan HR, zodat zij de wijziging in AFAS konden doorvoeren. Nu kan de leidinggevende deze wijziging zelf doorvoeren in AFAS en hoeft HR dit alleen maar goed te keuren. Dat is voor zowel de leidinggevende als HR een stuk handiger. Nadat de wijzigingen zijn goedgekeurd, genereert AFAS automatisch de benodigde documenten. Lisa vult aan: “Wijzigingen gaan nu langs meerdere personen. Dat is fijn. Zo maken we gebruik van het vierogenprincipe en maken we minder snel fouten.”
Ook de automatische meldingen die we hebben ingericht in AFAS versoepelen de samenwerking tussen HR en andere afdelingen. Lisa: “Stel er komt een nieuwe medewerker in dienst, dan gaat er automatisch een melding naar IT en de salarisadministratie. Daarin staan alle acties die zij moeten uitvoeren. IT moet bijvoorbeeld licenties regelen. AFAS verstuurt ook automatische reminders, zodat we zeker weten dat het geregeld wordt. We merken dat medewerkers hierdoor veel fijner bij ons binnenkomen. Als ze beginnen staat alles voor ze klaar.”
Het volgende project is al gepland
Lisa is erg positief over de samenwerking met Gjald: “Gjald is heel proactief en een fijne sparringpartner. Wij hebben contact met verschillende mensen bij Gjald en dat verloopt altijd prettig. Ze denken goed met ons mee en je merkt dat ze zich betrokken voelen.”
Inmiddels heeft Zalsman ons gevraagd om ook hun mobiele app te verbeteren. Lisa: “Onze app werkt nu nog heel omslachtig. We kunnen bepaalde belangrijke handelingen, zoals het declareren van overwerkuren, op dit moment niet regelen via de app. Dat vind ik zonde. We betalen veel aan AFAS en dan wil je wel dat het goed werkt. Gjald gaat ons helpen om veel meer waarde uit de app te halen.”
