Drents Museum automatiseert bedrijfsvoering met de software van AFAS

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

We zijn in het centrum van Assen en staan voor een prachtig gebouw; het Drents Museum. Hier hebben we een afspraak met Alwina Nieborg, zij is werkzaam als controller bij het museum. Vanuit die hoedanigheid is zij tevens de interne projectleider voor de implementatie van AFAS. Alwina vertelt over de achtergrond voor de keuze voor AFAS, de implementatie en de toekomstplannen voor verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering.

Administratie digitaliseren en automatiseren

Alwina schetst de situatie waarbij de bedrijfsvoering van het museum veel administratieve handelingen kende met een lage automatiseringsgraad: ‘Het inkoopproces speelde bijvoorbeeld nog geheel op papier af, gebruik makend van mappen en het verzamelen van de benodigde handtekeningen en parafen voorafgaand aan de inboeking. Het nadenken over hoe dit proces geautomatiseerd kon worden heeft ons aan het denken gezet en in belangrijke mate de keus voor AFAS bepaald. De mogelijkheden die er daarnaast zijn om ook onze payroll te automatiseren, HRM processen te digitaliseren en een integrale koppeling te hebben tussen financiële en payroll processen gaf de doorslag.’

Van meerdere applicaties naar één applicatie

‘Ons applicatielandschap bestond uit Exact voor financiële processen en RAET voor payroll processen. Veel rapportages en analyses organiseerden we in Excel, wat vrij bewerkelijk is. Ten behoeve van de payroll maken we daarnaast ook gebruik van een administratiekantoor.

De output van het ene proces leidde steevast tot handmatige input voor een ander proces. Zo werd mutatieverwerking voor de salarisadministratie nog handmatig doorgegeven en de loonjournalen werden bij ons handmatig in Exact ingevoerd. Nu we toewerken naar één integraal pakket kunnen veel werkprocessen geautomatiseerd worden. Dit bespaart veel tijd en het risico tot het maken van fouten neemt af. Het is interessant om te zien dat deze informatie ook veel makkelijker tot rapportages leidt. Budgethouders moeten zelf hun eigen budget in de gaten kunnen houden, zelf facturen kunnen tekenen en hun eigen verlof kunnen aanpassen. Dit laatste konden we in de voormalige situatie ook, echter nu werkt de output geautomatiseerd door in opvolgende werkprocessen en worden automatisch rapportages vervaardigd.’

AFAS efficiënt inrichten

‘Hoe kunnen we Financieel zo goed mogelijk inrichten in AFAS?’, dit was de primaire vraag die destijds bij Gjald is neergelegd. Door de mogelijkheden van AFAS en de koppeling met HRM, Payroll, CRM en Projecten kwamen er al snel meer vragen bij zoals het gebruik van Intranet (InSite) voor urenregistraties en rapportages en het inrichten van een servicedesk.

‘Een simpel voorbeeld: Als bijvoorbeeld potloden besteld moeten worden, dan gaat dit nu per email. Deze wordt door één van de servicedesk beheerders opgepakt, die het in een Excel lijst zet en het vervolgens bij de juiste persoon uitzet. Dankzij AFAS gaat dit straks via Intranet en ziet iedereen zijn eigen takenpakket. Zo is het proces meer gestroomlijnd, kost het minder tijd en komt het direct bij de juiste persoon terecht.’

‘Wat we wilden bereiken met AFAS is tijdwinst en geen papieren dossiers meer. Inkoopfacturen zitten niet meer in mappen maar zijn digitaal beschikbaar in AFAS. ‘Ons archief wordt steeds leger en leger en kan op termijn voor andere doelen worden ingezet,’ aldus Alwina.

Verandering omarmen

‘De medewerkers reageerden heel erg positief op het feit dat we overgingen op AFAS. Hierin hebben de contacten met het Groninger en Fries museum ook geholpen waar Gjald al eerder de implementatie van AFAS had verzorgd. In aanloop naar de start heb ik veel enthousiasme gemerkt. De medewerkers stonden hier letterlijk te springen: ‘Wanneer komt AFAS nou?!’ Zo blij waren ze om van handmatig naar digitaal te gaan en die houding maakte dat het leer- en veranderproces erg makkelijk ging. De medewerkers kunnen zien waar een factuur op geboekt is, het terugsturen wanneer het niet goed is, overzicht zien van budget en realisatie, voorgaande facturen inzien en alles nakijken. Ze vinden het erg fijn werken.’

Medewerkers blijvend informeren met InSite

‘Wat we af en toe nog lastig vinden, is de autorisaties. Wie is betrokken bij welk proces en wie draagt uiteindelijk verantwoordelijkheid. In de praktijk betekent een implementatie dus ook dat we onze processen herdefiniëren en nieuwe keuzes moeten maken. De verwerking in de automatisering is erg complex en we zijn blij dat we daarmee dan ook goed geholpen worden door Gjald.

Bijzonder is dat bij het Drents Museum ook nog mensen werken die voorheen niet met een computer werkten. Zij moeten nu zelf hun informatie ophalen door in te loggen op een site. Het is ons doel dat mensen geïnformeerd blijven en we faciliteren dat online. In de toekomst willen we ook stimuleren dat medewerkers straks hun eigen informatie op intranet zetten.’

Actueel

Blog

The Human Network standaardiseert haar bedrijfsvoering voor meer klantgerichtheid

Bij The Human Network in Utrecht werken dagelijks 500 professionals aan specialistisch advies- en...

Lees meer

Webinar Gjald & Accordis
Blog

Gjald en Accordis organiseren een webinar voor de zorg

“Creëer een voorspelbare organisatie met standaard stuurinformatie” Integraal sturen met Nedap...

Lees meer

Duurzame bedrijfsvoering van NHL Stenden Hogeschool met Gjald
Blog

NHL Stenden Hogeschool investeert in duurzame bedrijfsvoering met Gjald

“Door grenzen te verleggen, bereik je meer” is het motto van NHL Stenden Hogeschool Om dat uit...

Lees meer

De 4 rollen in de organisatie die het mogelijk maken het maximale uit de software van AFAS te halen
Blog

De 4 rollen in de organisatie die het mogelijk maken het maximale uit de software van AFAS te halen

AFAS software geïmplementeerd in je organisatie En dan Wie is verantwoordelijk voor het...

Lees meer

Dag van OOP 2020
Blog

Dag van OOP 2020

De OOP dag door én voor het onderwijs De dag van het Onderwijs Ondersteunend Personeel is ontstaan...

Lees meer

Esther Bijl benoemd tot operationeel manager Gjald
Blog

Esther Bijl benoemd tot operationeel manager Gjald

Heugelijk nieuws! Esther Bijl is per 1 oktober benoemd tot Operationeel Manager bij Gjald Zij is...

Lees meer

Gjald interviewt Ekwadraat over de begeleiding bij het herstructureren van de werkprocessen
Blog

Gjald interviewt Ekwadraat over de begeleiding bij het herstructureren van de werkprocessen

Gjald adviseert Ekwadraat over herstructurering en biedt ondersteuning bij het verandertraject...

Lees meer

Test en acceptatie leaflet
Blog

Hoe pak je Test & Acceptatie van software zo goed mogelijk aan?

40% van alle software-implementaties wordt onvoldoende voltooid door een gebrek aan testen Dat...

Lees meer

Test en acceptatie leaflet
Blog

Wat komt er kijken bij testen en het oplossen van testresultaten?

Na inrichting van de AFAS software komt de cruciale fase van Test & Acceptatie Er is tijd voor...

Lees meer

Test en acceptatie leaflet
Blog

3 keer waarom je tijd aan testen en acceptatie van AFAS software moet besteden

Tijdens een implementatie van de AFAS software kan het gebeuren: er is haast voor livegang, door...

Lees meer

Op succesvolle wijze omgaan met verandering
Blog

Op succesvolle wijze omgaan met verandering

Transitie naar nieuwe werkwijzen en systemen Een succesvolle transitie naar nieuwe werkwijzen en...

Lees meer

Test & Acceptatie
Blog

Test & Acceptatie

Test & Acceptatie Juist in deze tijd blijft Gjald investeren in innovatie en...

Lees meer

5 tips voor optimaal gebruik van de software
Blog

5 tips voor optimaal gebruik van de software

Administratieve lastenverlichtingWat hebben bijna alle organisaties, waaronder OSG Sevenwolden...

Lees meer

Robin Kelder deelt zijn ervaringen op het gebied van softwareoptimalisaties bij opdrachtgevers
Blog

Robin Kelder deelt zijn ervaringen op het gebied van softwareoptimalisaties bij opdrachtgevers

Robin Kelder is Business Consultant bij Gjald Dagelijks is hij onderweg naar opdrachtgevers in de...

Lees meer

Robin Timmer vertelt over wat hij en zijn collega's van Gjald kunnen betekenen voor opdrachtgevers
Blog

Robin Timmer vertelt over wat hij en zijn collega’s van Gjald kunnen betekenen voor opdrachtgevers

Robin Timmer is ERP Business Consultant bij Gjald Vijf dagen per week is hij aan het werk voor...

Lees meer

Wooncompagnie implementeert succesvol AFAS HR-software in samenwerking met Gjald
Blog

Wooncompagnie implementeert succesvol AFAS HR-software in samenwerking met Gjald

“Ik ben heel tevreden over de samenwerking met Gjald Gjald weet een brug te slaan tussen een...

Lees meer

Vierde editie van Dag van OOP: wederom een groot succes!
Blog

Vierde editie van Dag van OOP: wederom een groot succes!

Op dinsdag 5 november vond de Dag van OOP plaats, een evenement vol inspirerende sprekers en...

Lees meer

Kees Smit Tuinmeubelen professionaliseert succesvol interne organisatie
Blog

Kees Smit Tuinmeubelen professionaliseert succesvol interne organisatie

Familiebedrijf Kees Smit Tuinmeubelen werkte tot voor kort zonder HRM-systeem Daardoor hadden ze...

Lees meer

Versterking voor Gjald AFAS business consultants
Blog

Versterking voor Gjald AFAS business consultants

Met trots stellen we een aantal nieuwe medewerkers aan je voor die vanaf nu bij Gjald in diverse...

Lees meer

De 10 highlights van Gjald
Blog

De 10 highlights van Gjald

In 2018 heeft Gjald mooie hoogtepunten bereikt met opdrachtgevers, partners en collega’s Deze...

Lees meer

Derde editie Dag van OOP: een groot succes!
Blog

Derde editie Dag van OOP: een groot succes!

Op dinsdag 6 november vond de Dag van OOP plaats, een evenement vol inspirerende sprekers en...

Lees meer

Veiligheidsregio Fryslân introduceert HR portaal voor 2000 medewerkers
Blog

Veiligheidsregio Fryslân introduceert HR portaal voor 2000 medewerkers

De cultuur van Veiligheidsregio Fryslan kenmerkt zich door het continu verbeteren van veiligheid en...

Lees meer

Wat fijn dat jij er bent!
Blog

Wat fijn dat jij er bent!

Voor het onderwijsondersteunend personeel vindt binnenkort de Dag van OOP plaats Het is de derde...

Lees meer

Eindelijk de tijd genomen om te automatiseren
Blog

Eindelijk de tijd genomen om te automatiseren

American School of the Hague (ASH) gunde zichzelf tot drie jaar geleden nooit de tijd om de Human...

Lees meer

Nauwe samenwerking bij Vrieling
Blog

Nauwe samenwerking bij Vrieling

Software inrichten zodat je het ook echt kunt gebruiken Het blijft vaak een uitdaging Ook bij...

Lees meer

Save the date: Dag van OOP, dinsdag 6 november
Blog

Save the date: Dag van OOP, dinsdag 6 november

Op dinsdag 6 november organiseert Gjald samen met vier onderwijsinstellingen voor de derde keer de...

Lees meer

AFAS partner Gjald bij de AFAS Open
Blog

AFAS partner Gjald bij de AFAS Open

Zoals elk jaar organiseert AFAS de AFAS Open Het evenement waarbij alle nieuwe en gewijzigde...

Lees meer

Geautomatiseerde processen ontzorgen De ZorgZaak
Blog

Geautomatiseerde processen ontzorgen De ZorgZaak

Voor thuiszorgorganisatie De ZorgZaak is het essentieel dat automatisering zo goed mogelijk werkt...

Lees meer

Yarden gaat voor een maatwerk InSite met Gjald
Blog

Yarden gaat voor een maatwerk InSite met Gjald

In de organisatie van uitvaartverzorger Yarden krijgt IT een steeds grotere rol Voor het intranet...

Lees meer

Gjald vergroot commerciële slagkracht met komst Nico Komen
Blog

Gjald vergroot commerciële slagkracht met komst Nico Komen

Gjald heeft Nico Komen aangetrokken als commercieel directeur per 1 april 2018 met als doel de...

Lees meer

Gjald Groep Teambuilding 2018
Blog

Gjald Groep Teambuilding 2018

Teambuilding bij de Gjald Groep staat in het teken van onze kernwaarden Broederschap, Rode Energie...

Lees meer

Sport Fryslân scoort met Sportal
Blog

Sport Fryslân scoort met Sportal

In samenwerking met Gjald heeft Sport Fryslân een eigen portal met de software van AFAS ontwikkeld...

Lees meer

Borg privacy met de software van AFAS
Blog

Borg privacy met de software van AFAS

Eens Software kan een bedreiging zijn voor het kunnen voldoen aan de Algemene Verordening...

Lees meer

Nieuwe privacywet: compliant in 10 stappen
Blog

Nieuwe privacywet: compliant in 10 stappen

Met ingang van 25 mei 2018 vervangt de Europese privacywet, de Algemene Verordening...

Lees meer

Grote opkomst bij tweede editie van de Dag van OOP!
Blog

Grote opkomst bij tweede editie van de Dag van OOP!

Afgelopen dinsdag 7 november vond voor de tweede keer de Dag van OOP plaats, dit keer bij ‘Nieuw...

Lees meer

Waar rood en blauw elkaar ontmoeten
Blog

Waar rood en blauw elkaar ontmoeten

Tegenwoordig raken mens en techniek steeds nauwer met elkaar verbonden Een goede afstemming tussen...

Lees meer

RIBW GO lanceert werkenbij-website met technisch hoogstandje
Blog

RIBW GO lanceert werkenbij-website met technisch hoogstandje

Vandaag wordt de werkenbij-website van RIBW Groep Overijssel gelanceerd met daarin een wel heel...

Lees meer

De Kennisdag voor OOP: georganiseerd voor en door het onderwijs
Blog

De Kennisdag voor OOP: georganiseerd voor en door het onderwijs

Op dinsdag 7 november 2017 wordt voor de tweede keer de Kennisdag voor onderwijsondersteunend...

Lees meer

Afval- en Energiebedrijf HVC standaardiseert en automatiseert bedrijfsvoering
Blog

Afval- en Energiebedrijf HVC standaardiseert en automatiseert bedrijfsvoering

HVC is verantwoordelijk voor het duurzaam afvalbeheer van haar gemeentelijke aandeelhouders...

Lees meer

Sport Fryslan uniformeert werkprocessen rondom HR en Payroll met Gjald
Blog

Sport Fryslan uniformeert werkprocessen rondom HR en Payroll met Gjald

Sportwerkgever Fryslân is een organisatie die diverse diensten op het gebied van HRM en...

Lees meer

Teambuilding in de sneeuw
Blog

Teambuilding in de sneeuw

Broederschap en Rode Energie zijn binnen de Gjald Groep belangrijke kernwaarden Daarom investeren...

Lees meer

AFAS business consultants van Gjald verhuizen naar Zwolle
Blog

AFAS business consultants van Gjald verhuizen naar Zwolle

Verdergaande focus op teaming en de doorzettende groei heeft Gjald doen besluiten haar AFAS...

Lees meer

Digitalisering van de organisatie geeft Fiscount veel energie
Blog

Digitalisering van de organisatie geeft Fiscount veel energie

Fiscount is een kennis- en adviescentrum die ruim 700 kleine tot middelgrote accountants-,...

Lees meer

Software is leuk, maar het gaat om mensen
Blog

Software is leuk, maar het gaat om mensen

Onderwijsinstelling SSVO (Samenwerkingsstichting Scholengroep Voortgezet Onderwijs) gebruikte tot...

Lees meer

De beste InSites van 2016
Blog

De beste InSites van 2016

AFAS InSite is een modern, gebruiksvriendelijk, zelf in te richten intranet, dat ervoor zorgt dat...

Lees meer

Gjald wordt partner van Onderwijsland
Blog

Gjald wordt partner van Onderwijsland

Onderwijsland verbindt professionals en bestuurders uit de onderwijsbranche met elkaar De leden van...

Lees meer

Hoe gebruik je AFAS voor het succes van je onderwijsinstelling? OSG Sevenwolden vertelt.
Blog

Hoe gebruik je AFAS voor het succes van je onderwijsinstelling? OSG Sevenwolden vertelt.

Drie jaar geleden maakte Onderwijsinstelling OSG Sevenwolden de overstap naar AFAS software met als...

Lees meer

Succesvolle OOP-dag voor herhaling vatbaar
Blog

Succesvolle OOP-dag voor herhaling vatbaar

Op dinsdag 1 november organiseerde Gjald samen met enkele onderwijsinstellingen voor het eerst de...

Lees meer

Save the date: Kennisdag OOP, van kennis naar kansen
Blog

Uitnodiging: Kennisdag voor OOP, van kennis naar kansen

Op dinsdag 1 november is het zover! Dé Kennisdag voor onderwijsondersteunend personeel die jij en...

Lees meer

Naturalis wil het aantrekkelijkste familiemuseum van Europa worden
Blog

Naturalis wil het aantrekkelijkste familiemuseum van Europa worden

Naturalis heeft zichzelf het doel gesteld om in 2018 het aantrekkelijkste familiemuseum van Europa...

Lees meer

Save the date: Kennisdag OOP, van kennis naar kansen
Blog

Save the date: Kennisdag OOP, van kennis naar kansen

Onderwijsinstellingen Winkler Prins, SSVO, CVO Zuid-West Fryslân en Gjald organiseren op 1...

Lees meer

Nog even nagenieten van het 10 jaar Gjald feest
Blog

Nog even nagenieten van het 10 jaar Gjald feest

Vrijdag 10 juni kleurde Beachclub Lemmer rood!Op 10 juni hebben wij een fantastisch feest mogen...

Lees meer

Gjald levert AFAS award winnaar af
Blog

Gjald levert AFAS award winnaar af

Onderwijsinstelling SSVO heeft gisteren de AFAS Award voor onderwijs gewonnen! Wij zijn ontzettend...

Lees meer

Outside the AFAS box: Nieuwe HR cyclus voor Leger des Heils
Blog

Outside the AFAS box: Nieuwe HR cyclus voor Leger des Heils

Hoewel de software van AFAS jaren geleden al geïmplementeerd was binnen het Leger des Heils, bleek...

Lees meer

Gjald op het congres Podiumkunsten
Blog

Gjald op het congres Podiumkunsten

Gjald was afgelopen maandag en dinsdag aanwezig bij het congres Podiumkunsten in Nijmegen Dit...

Lees meer

Gjald op het congres Podiumkunsten
Blog

Bezoek Gjald op het congres Podiumkunsten

Op maandag 23 en dinsdag 24 mei 2016 staat Gjald op het Congres Podiumkunsten...

Lees meer

Nieuwe Gjald website wint CSS design award!
Blog

Nieuwe Gjald website wint CSS design award!

Wij zijn blij verrast dat gjaldnl een CSS design award heeft...

Lees meer

Gouden applicatietrio maakt Avalex papierloos
Blog

Gouden applicatietrio maakt Avalex papierloos

Avalex staat voor efficiënte, effectieve en innovatieve afvalverwijdering en...

Lees meer

Team? Team!
Blog

Team? Team!

Zonder team zijn we als Gjald Groep nergens Daarom doen we graag leuke dingen met elkaar Zo leren...

Lees meer

Van acht systemen naar drie: hoe het de Zwolse Theaters lukte
Blog

Van acht systemen naar drie: hoe het de Zwolse Theaters lukte

De Zwolse theaters, ofwel Schouwburg Odeon en Theater de Spiegel, staan garant voor honderden...

Lees meer

Gjald start innovatief accountancy label Rikst
Blog

Gjald start innovatief accountancy label Rikst

Focus bepaalt realiteit En het is vanuit die gedachte dat wij menen onze AFAS consultancy en...

Lees meer

Metropole Orkest wint Grammy award!
Blog

Metropole Orkest wint Grammy award!

Vrijdagmiddag 26 februari was ik te gast bij het Grammy Award winnende Metropole Orkest! Sfeer...

Lees meer

SSVO kiest voor AFAS & Gjald
Blog

SSVO kiest voor AFAS & Gjald

Dat software niet om software draait, maar om mensen, weten wij bij Gjald al lang Natuurlijk; de...

Lees meer

Digitaliseren in enkele maanden: hoe het zorginstelling WZU Veluwe lukte!
Blog

Digitaliseren in enkele maanden: hoe het zorginstelling WZU Veluwe lukte!

WZU Veluwe is een zorgorganisatie met zo’n 950 medewerkers, verspreid over zes locaties en...

Lees meer

Maeike Walstra benoemd tot commercieel directeur Gjald
Blog

Maeike Walstra benoemd tot commercieel directeur Gjald

Heuglijk nieuws in januari Maeike Walstra treedt toe als commercieel directeur in het directieteam...

Lees meer

AZ-SC Heerenveen, top avond!
Blog

AZ-SC Heerenveen, top avond!

Bij Gjald en AFAS houden we van sport en cultuur Dat delen we graag met onze klanten Daarom...

Lees meer

Gjald aanwezig op de AFAS Open 2015
Blog

Gjald aanwezig op de AFAS Open 2015

Hoe sta jij er voor Dat was de vraag die Gjald stelde aan bezoekers van de AFAS Open 2015 Tijdens...

Lees meer

Bedrijfsvoering verbeteren gaat verder dan een software pakket kopen
Blog

Bedrijfsvoering verbeteren gaat verder dan een software pakket kopen

Software kiezen voor je bedrijfsprocessen is al een opgave op zich Maar software ook echt laten...

Lees meer

Ook bij insourcing van administratieve diensten in het onderwijs kan software doorslaggevend verschil maken
Blog

Ook bij insourcing van administratieve diensten in het onderwijs kan software doorslaggevend verschil maken

Mede door het recente faillissement van enkele administratiekantoren in de onderwijsbranche zijn er...

Lees meer

Lean Procesoptimalisatie: De juiste aanpak voor Jeugdinrichting Het Poortje
Blog

Lean Procesoptimalisatie: De juiste aanpak voor Jeugdinrichting Het Poortje

Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen biedt intensieve gedwongen begeleiding en behandeling aan...

Lees meer

Veranderingen in de Zorg raakt inrichting software en automatisering
Blog

Veranderingen in de Zorg raakt inrichting software en automatisering

In het kielzog van de doorgevoerde decentralisatie staan zorgorganisaties voor een vloedgolf aan...

Lees meer