We zijn in het centrum van Assen en staan voor een prachtig gebouw; het Drents Museum. Hier hebben we een afspraak met Alwina Nieborg, zij is werkzaam als controller bij het museum. Vanuit die hoedanigheid is zij tevens de interne projectleider voor de implementatie van AFAS. Alwina vertelt over de achtergrond voor de keuze voor AFAS, de implementatie en de toekomstplannen voor verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering.

Administratie digitaliseren en automatiseren

Alwina schetst de situatie waarbij de bedrijfsvoering van het museum veel administratieve handelingen kende met een lage automatiseringsgraad: ‘Het inkoopproces speelde bijvoorbeeld nog geheel op papier af, gebruik makend van mappen en het verzamelen van de benodigde handtekeningen en parafen voorafgaand aan de inboeking. Het nadenken over hoe dit proces geautomatiseerd kon worden heeft ons aan het denken gezet en in belangrijke mate de keus voor AFAS bepaald. De mogelijkheden die er daarnaast zijn om ook onze payroll te automatiseren, HRM processen te digitaliseren en een integrale koppeling te hebben tussen financiële en payroll processen gaf de doorslag.’

Van meerdere applicaties naar één applicatie

‘Ons applicatielandschap bestond uit Exact voor financiële processen en RAET voor payroll processen. Veel rapportages en analyses organiseerden we in Excel, wat vrij bewerkelijk is. Ten behoeve van de payroll maken we daarnaast ook gebruik van een administratiekantoor.

De output van het ene proces leidde steevast tot handmatige input voor een ander proces. Zo werd mutatieverwerking voor de salarisadministratie nog handmatig doorgegeven en de loonjournalen werden bij ons handmatig in Exact ingevoerd. Nu we toewerken naar één integraal pakket kunnen veel werkprocessen geautomatiseerd worden. Dit bespaart veel tijd en het risico tot het maken van fouten neemt af. Het is interessant om te zien dat deze informatie ook veel makkelijker tot rapportages leidt. Budgethouders moeten zelf hun eigen budget in de gaten kunnen houden, zelf facturen kunnen tekenen en hun eigen verlof kunnen aanpassen. Dit laatste konden we in de voormalige situatie ook, echter nu werkt de output geautomatiseerd door in opvolgende werkprocessen en worden automatisch rapportages vervaardigd.’

AFAS efficiënt inrichten

‘Hoe kunnen we Financieel zo goed mogelijk inrichten in AFAS?’, dit was de primaire vraag die destijds bij Gjald is neergelegd. Door de mogelijkheden van AFAS en de koppeling met HRM, Payroll, CRM en Projecten kwamen er al snel meer vragen bij zoals het gebruik van Intranet (InSite) voor urenregistraties en rapportages en het inrichten van een servicedesk.

‘Een simpel voorbeeld: Als bijvoorbeeld potloden besteld moeten worden, dan gaat dit nu per email. Deze wordt door één van de servicedesk beheerders opgepakt, die het in een Excel lijst zet en het vervolgens bij de juiste persoon uitzet. Dankzij AFAS gaat dit straks via Intranet en ziet iedereen zijn eigen takenpakket. Zo is het proces meer gestroomlijnd, kost het minder tijd en komt het direct bij de juiste persoon terecht.’

‘Wat we wilden bereiken met AFAS is tijdwinst en geen papieren dossiers meer. Inkoopfacturen zitten niet meer in mappen maar zijn digitaal beschikbaar in AFAS. ‘Ons archief wordt steeds leger en leger en kan op termijn voor andere doelen worden ingezet,’ aldus Alwina.

Verandering omarmen

‘De medewerkers reageerden heel erg positief op het feit dat we overgingen op AFAS. Hierin hebben de contacten met het Groninger en Fries museum ook geholpen waar Gjald al eerder de implementatie van AFAS had verzorgd. In aanloop naar de start heb ik veel enthousiasme gemerkt. De medewerkers stonden hier letterlijk te springen: ‘Wanneer komt AFAS nou?!’ Zo blij waren ze om van handmatig naar digitaal te gaan en die houding maakte dat het leer- en veranderproces erg makkelijk ging. De medewerkers kunnen zien waar een factuur op geboekt is, het terugsturen wanneer het niet goed is, overzicht zien van budget en realisatie, voorgaande facturen inzien en alles nakijken. Ze vinden het erg fijn werken.’

Medewerkers blijvend informeren met InSite

‘Wat we af en toe nog lastig vinden, is de autorisaties. Wie is betrokken bij welk proces en wie draagt uiteindelijk verantwoordelijkheid. In de praktijk betekent een implementatie dus ook dat we onze processen herdefiniëren en nieuwe keuzes moeten maken. De verwerking in de automatisering is erg complex en we zijn blij dat we daarmee dan ook goed geholpen worden door Gjald.

Bijzonder is dat bij het Drents Museum ook nog mensen werken die voorheen niet met een computer werkten. Zij moeten nu zelf hun informatie ophalen door in te loggen op een site. Het is ons doel dat mensen geïnformeerd blijven en we faciliteren dat online. In de toekomst willen we ook stimuleren dat medewerkers straks hun eigen informatie op intranet zetten.’