HVC is verantwoordelijk voor het duurzaam afvalbeheer van haar gemeentelijke aandeelhouders. Daarnaast produceert HVC duurzame energie. Er werken bijna 1000 medewerkers. Douwe Andela is er sinds 2015 werkzaam als HR Manager en vertelt in dit blog hoe het HVC is gelukt te migreren naar één geïntegreerd HR-systeem en welke uitdagingen en voordelen dat met zich mee bracht.

Een applicatiejungle, de aanleiding tot integratie en migratie

Douwe vertelt: ‘HVC maakte al jarenlang gebruik van Centric, aangevuld met veel losse (HR-)pakketten en Excel. Het was geen integraal geheel, gedateerd en gebruikers onvriendelijk. Het functioneerde maar we misten de aansluiting op de “digitale” ontwikkeling en de mogelijkheden die dat geeft om bedrijfsvoering slimmer en effectiever te organiseren.

Op het gebied van arbeidsvoorwaarden kent HVC veel regelingen: drie cao’s, verschillende sociale regelingen en veel individuele uitzonderingen. Deze kennis was niet geborgd in automatisering en werkprocessen. Dat maakte het geheel foutgevoelig en arbeidsintensief. Salarisstroken werden nog op papier verzonden en we hadden voortdurend technische en inhoudelijke support nodig om de salarisruns foutloos uit te kunnen voeren, terwijl we daar wel degelijk de inhoudelijke kennis voor in huis hadden.”

Opschonen systemen

HVC trok de conclusie dat het baat kon hebben om data en werkprocessen te integreren in zo weinig mogelijk applicaties. Software die dat mogelijk zou moeten maken zou tevens in staat moeten zijn om werkprocessen te automatiseren. Gebruikers moeten zich op het gebied van de dagelijkse administratieve handelingen maximaal ondersteund voelen. Met behulp van een extern bureau heeft HVC onderzocht welke mogelijkheden er waren en welke risico’s er kleefden aan het stoppen met Centric. Door de complexiteit stagneerde dit tot twee keer toe en is er in 2014 eerst voor gekozen om bestaande systemen op te schonen en de huidige processen en informatiebehoeften vast te leggen als basis voor de te maken keuzes.

‘Het functioneerde maar we misten de aansluiting op de “digitale” ontwikkeling en de mogelijkheden die dat geeft om bedrijfsvoering slimmer en effectiever te organiseren‘

De relevantie van een AFAS partner

Door de complexiteit van onze werkprocessen, arbeidsvoorwaarden en vanuit de wens om de continuiteit omtrent de beschikbaarheid van kennis te borgen besloot HVC een AFAS partner bij de implementatie te betrekken.

Douwe: ‘De implementatie vond plaats in de tweede helft van het jaar. In deze tijd is de beschikbaarheid van AFAS consultancy niet geborgd. Ik wilde daarom een goede partner hebben om op te leunen. Van de twee partijen die we uitgenodigd hadden kregen we de indruk dat Gjald meer expertise heeft en meer partner is aan de menskant waar we een risico zagen in de acceptatie van nieuwe werkwijzen bij onze medewerkers. Daarnaast was Gjald eerlijk en kritisch in onze wensen en behoeften wat heeft geleid tot nieuwe waardevolle inzichten. Dat heeft de doorslag gegeven.

Van vier systemen en veel spreadsheets naar AFAS

Douwe: ‘Gjald had de opdracht om samen met onze projectgroep onze InSite omgeving te bouwen inclusief de look en feel en ideeën en inzichten te verschaffen in de verschillende mogelijkheden van een InSite-omgeving, zoals Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS).

Daarnaast wilde ik van zoveel mogelijk systemen en tijdrovende administratieve processen af. Vanaf moment van live-gang zijn we overgegaan van vier systemen en veel spreadsheets naar één systeem: AFAS. We zijn begonnen met salaris- en HR administratie en de verzuimmodule. Toen we zagen dat dat redelijk vlot liep, hebben we ook de werkpocessen rondom declaraties en onkosten ingericht.’

Draagvlak voor het nieuwe systeem is het allerbelangrijkst

‘Het hele implementatie traject is zeker niet zonder horten en stoten gegaan’, gaat Douwe verder. ‘Het duurt daarnaast altijd wel een jaar om de rust terug te brengen bij de afdeling HR en ook bij leidinggevenden die een andere manier van werken moeten ervaren. We hebben heel veel workshops en instructie-filmpjes aangeboden aan de medewerkers en veel gecommuniceerd naar leidinggevenden via nieuwsbrieven en Intranet berichten. We hadden verwacht dat medewerkers wat weerstand zouden geven op het feit dat ze geen salarisstrook op papier meer zouden krijgen, maar dit bleek niet zo. De knelpunten bij implementatie zitten vooral in de autorisatie en workflows, die moeten goed staan. Dan gaat het erom of je voldoende kennis om je heen hebt verzameld zodat zaken snel opgelost kunnen worden om het draagvlak voor je nieuwe systeem niet te verliezen. Dat is het allerbelangrijkste.’

Gerealiseerde doelen en toekomst

‘Wat in de scope lag van de implementatie en het investeringsplan is allemaal gerealiseerd, op tijd en binnen budget. We hebben zelfs hier en daar nog meer gedaan. Als het gaat om het terugbrengen van administratieve lasten hebben we veel gewonnen maat valt er ook nog veel te winnen. Op een natuurlijke weg proberen we onze HR-overhead te verlagen. Aan de andere kant zien we ook dat er taken bijkomen, dat we groeien als bedrijf en dat we dus niet hoeven te groeien met de ondersteunende HR-afdeling. Dat is ook een winst.’ 

‘De verlof administratie zal vanaf 2017 geborgd worden in AFAS. De komende jaren willen we ook de beslissing nemen of we het papieren (oude) dossier gaan digitaliseren. Dit staat voor mij nog niet vast. Vanaf afgelopen januari is alles gedigitaliseerd, we kunnen ook de knip daar leggen. Verder wil ik ook nog de talentmanagement module oppakken en kijken we naar onze huidige gesprekkencyclus en of dit nog wel voldoet qua vorm en wat de software van AFAS ons hierin wellicht kan bieden.’