Tegenwoordig raken mens en techniek steeds nauwer met elkaar verbonden. Een goede afstemming tussen deze twee elementen is daarom essentieel. Zo ben ik er bij geholpen dat mijn toetsenbord van het type “”American International” (ANSI)” is en dat ik niet het type toetsenbord gebruik van onze oosterburen. En een timmerman heeft meer voordelen bij een goede hamer voor het uitoefenen van zijn of haar beroep, dan een verfroller. Heb je wel eens een tafeltje in elkaar getimmerd met een verfroller?
Techniek en mens beïnvloeden elkaar. Wij worden beïnvloed door hetgeen techniek wel en niet kan en vervolgens wat dit ons wel of niet toelaat te doen. Andersom beïnvloeden wij de techniek doordat wij de ontwikkelaars zijn van de techniek die wij gebruiken. Zo is de vorm van een hamer in de loop van de jaren een aantal keren veranderd. Het biedt nu ook de mogelijkheid om verkeerde spijkers weer uit het hout te verwijderen met het uiteinde van de hamer. Verder heeft een hamer soms een rubberen handvat voor een beter grip. In dit voorbeeld noemen we de hamer de technologie en de benoemde elementen de functionaliteiten binnen de technologie.
Hoewel het bovenstaande misschien ver weg lijkt van een softwaresysteem als AFAS, zijn deze elementen ook terug te vinden in deze technologie. AFAS is bedoeld om te automatiseren en standaardiseren. Het biedt templates voor de bedrijfsvoering en daarnaast biedt AFAS meerdere functionaliteiten zoals Werving & Selectie, Sales Automation, InSite (intranet) en OutSite (website), etc. Als klant kun je er ook voor kiezen om alleen de basis functionaliteiten binnen AFAS te gebruiken. Deze elementen typeert men vaak als de blauwe elementen binnen een bedrijfsvoering. De mens en het proces worden gezien als de rode elementen.
Deze vraag hebben we hiervoor al deels beantwoord; Techniek is niet een op zichzelf staand element, omdat de mens hier invloed op kan hebben. Hier wordt de wisselwerking tussen rood en blauw zichtbaar en moet de keuze worden gemaakt binnen de techniek en het proces. Passen we de techniek aan om naadloos aan te sluiten op het proces? Of passen we het proces aan zodat we aansluiten op de functionaliteiten die het systeem ons biedt? Dit is vaak het speelveld waar ik me als Business Consultant van Gjald in begeef. Hoewel het merendeel van de functionaliteiten van het systeem perfect voldoen aan de behoeften van de organisatie, zal in de overige gevallen “iets” moeten gebeuren.
In de organisatie zal een afweging gemaakt moeten worden om gebruik te blijven maken van de functionaliteiten van het huidige systeem of om verder te kijken naar een systeem dat beter past bij de situatie. Daarnaast kan de organisatie er ook voor kiezen om de manier van werken aan te passen aan het systeem wat zorgt voor een verweving van blauw en rood. Wat zou jij doen als je de beslissingsbevoegdheid hebt binnen je organisatie? Of misschien is deze afweging al in het verleden gemaakt?
Het mag duidelijk zijn dat het gekozen systeem in hoofdlijnen zal voorzien in de administratieve behoeften. Maar vergeet hierbij niet dat ieder systeem gemaakt is vanuit een bepaalde visie en met een bepaald doel. Dit zal niet altijd 100% aansluiten op de bedrijfsvoering van de organisatie. Ik zie een implementatie van een nieuw systeem dan ook als een dans tussen deze rode en blauwe elementen. Hierbij is het onze en jouw zaak, om ervoor te zorgen dat deze goed in pas lopen. Alleen op deze manier biedt automatisering tot lastenverlichting, kostenbesparing en tijdswinst. Tot slot wordt de fundering gelegd voor verdere groei en optimalisatie.
Heb je momenteel zelf een vraagstuk waarbij bovenstaande speelt of zou je advies kunnen gebruiken bij het maken van de vervolgstappen binnen je organisatie? Neem gerust contact op! Aan gedrevenheid en rode energie ontbreekt het ons in elk geval niet, heb jij de vraag die ons uitdaagt?
Meer lezen over het bovenstaande?
P. M. Leonardi, B. A. Nardi, & J. Kallinikos (Eds.), Materiality and Organizing: Social Interaction in a Technological World (pp. 25-48). Oxford: Oxford University Press, 2012.
