De Zwolse theaters, ofwel Schouwburg Odeon en Theater de Spiegel, staan garant voor honderden prachtige voorstellingen en andere mooie evenementen per jaar. Toen Martijn Sweitser vijf en een half jaar geleden begon als adjunct-directeur, wilde hij de bedrijfsvoering graag moderniseren en dus digitaliseren.

Geen gemakkelijke klus, want er werd met maar liefst acht verschillende systemen gewerkt die bovendien niet gekoppeld waren. Toch is het binnen afzienbare tijd gelukt om daar drie systemen van te maken die ook nog eens vloeiend informatie uitwisselen. En Martijn is nog niet klaar. We vroegen hoe hij deze transitie heeft aangepakt en welke plannen ze nog hebben voor de toekomst.

Twee schermen en overtypen

“Ik schrok wel een beetje toen ik me begon te verdiepen in de werkwijze van de theaters om eerlijk te zijn” bekent Martijn. “Mensen werkten met twee schermen. Niet omdat het handiger was, maar omdat ze informatie moesten overtypen van het ene systeem in het andere. En dat deden alle zeven afdelingen. Er was geen enkele koppeling tussen de verschillende pakketten”.

Martijn wist gelijk dat die koppeling onontbeerlijk was. Het zou tijd, geld en fouten besparen en het werk ook leuker maken. De route die informatie moest afleggen binnen de afdelingen was namelijk vrij complex, legt Martijn uit: “Als een voorstelling wordt geboekt, moeten er verschillende dingen gebeuren. Dan hebben we te maken met inkoopfacturen, met de afdeling marketing die tekst en beeld moet maken, er moeten mensen en materiaal worden gepland, de kaartverkoop wordt opgestart en de voorstelling wordt vaak ook nog opgenomen in onze seizoensbrochure. Als die informatie centraal wordt beheerd, hoef ik denk ik niet uit te leggen hoeveel controle momenten er zijn en welke fouten er kunnen worden gemaakt.”

Op zoek naar een Eftelingpakket

Martijn begon met het opstarten van een werkgroep om zo de processen inzichtelijk te maken. Wie doet wat met welke informatie, wie heeft welk brokje informatie nodig en welke samenhang is belangrijk? Dat was een intensief proces, maar wel van cruciaal belang. En toen de basiswensen voor de nieuwe informatiestroom er eenmaal lagen, gingen Martijn en zijn team enthousiast op zoek naar een oplossing. “Wij hoopten op een soort Eftelingpakket; een systeem dat alles zou kunnen. Dat was een beetje naïef, helaas” lacht Martijn. Gelukkig vonden ze een goed alternatief met AFAS in combinatie met twee andere pakketten; Yesplan en Ticketmatic.

“Het was belangrijk dat alle informatie aan elkaar gekoppeld zou zijn. Dat als een afdeling iets zou aanpassen, het gelijk overal zou veranderen. We wilden zo gestroomlijnd mogelijk en dat is gelukt”.

Onafhankelijke consultancy

Martijn besloot AFAS als hoofd aannemer aan te stellen. Zij zouden verantwoordelijk zijn voor het realiseren van de benodigde koppelingen. Maar Martijn wilde het projectmanagement liever in eigen hand houden. “Ik vond dat we iemand nodig hadden die niet onder de vleugels van de leverancier opereerde, maar wel genoeg expertise in huis had om het project te kunnen begeleiden.” Dat werd Tarik El Hamdaoui. “Hij vertaalde onze wensen en communiceerde met AFAS. Dat nam ons veel werk uit handen en zorgde er bovendien voor dat het ook aan de AFAS kant heel soepel liep. Ik raad iedereen zo’n constructie aan.”

Andere theaters willen dit ook

“Inmiddels zijn we vier jaar verder en het draait enorm goed. Zo goed dat ook andere theaters interesse tonen. Een belangrijke ontwikkeling, want in de theaterwereld hebben we eigenlijk wat te lang ons eigen wiel willen uitvinden. Het is niet ondenkbaar dat delen uit deze inrichting gestandaardiseerd worden. Dat zou heel mooi zijn, want het levert ons heel veel op.”

Dat het veel oplevert gaat verder dan alleen geld of tijd. Natuurlijk zitten daar grote besparingen, maar de winst zit ook in het feit dat werkzaamheden zijn veranderd. “In de Griekse Oudheid gold al als zwaarste straf: het doen van nutteloos werk. Denk maar aan de mythe van Sisyphos; hij moet een rotsblok de berg opduwen. Als hij boven is, rolt het rotsblok weer naar beneden. Hij moet dat voor eeuwig doen. Vreselijk. Ik ben een groot tegenstander van nutteloos werken en, laten we eerlijk zijn, informatie overtypen voegt gewoon geen waarde toe” aldus Martijn.

Toegevoegde waarde met workflows

Toegevoegde waarde, het staat eigenlijk centraal in de visie van Martijn. Ook als het gaat om de plannen voor de toekomst. Op dit moment is hij samen met Gjald bezig om de processen nog verder te automatiseren door zogenaamde workflows in te richten. Was het dan nog niet goed genoeg? “Jazeker, we hebben hele mooie stappen gemaakt, maar ik vind dat je altijd moet kijken naar wat er beter kan. Elke dag een procentje of twee beter, dan blijf je altijd verbeteren.”   

Martijn en zijn team denken zelf hun wensen helemaal uit. Tijdens verschillende sessies brengen ze in kaart welke informatiestromen er zijn en hoe ze nog beter op elkaar kunnen aansluiten: “Het zou mooi zijn als bijvoorbeeld marketing automatisch een seintje krijgt op het moment dat een voorstelling definitief is. En dat zij dan een gestandaardiseerd takenlijstje krijgen zodat ze precies weten wat de volgende stappen zijn. Dat scheelt gewoon nadenken. Hetzelfde geldt voor onze inkoop; we willen ook dat zoveel mogelijk automatiseren. Dat scheelt veel tijd. En met die tijd en energie kun je dan dingen doen die echt waarde toevoegen.”

Gjald als partner

Inmiddels is Gjald aangeschoven als automatiseringspartner. Het ontwerpen van de workflows doen ze intern, Gjald bekijkt de consequenties voor de systemen en adviseert op basis van wensen en ambitie. “Dat werkt heel prettig samen. Gjald is erg betrokken, inhoudelijk sterk en ze dragen die kennis graag over.’’ Op dit moment is er een senior consultant aan het werk die diverse deelprojecten implementeert en meedenkt over de bedrijfsvoering. Daarnaast is er een junior consultant die bij ons veel uitvoert en ondersteunt in het beheer van Profit. Vanuit het meedenken over de bedrijfsvoering heeft Gjald een voorstel gedaan over welke processen verbeterd kunnen worden en vervolgens hoe dit te waarborgen in de software.

“We zijn nog lang niet klaar”

Een traject als dit is altijd complex en vergt investering in zowel tijd als geld. Toch gelooft Martijn dat ze dat er dubbel en dwars weer uit halen: “We moeten als theaters tegenwoordig echt op de kleintjes letten door het nieuwe subsidielandschap. Dat maakt deze stappen juist nu zo belangrijk. Niet eens alleen uit bezuinigingsoogpunt, al heeft dat natuurlijk ook mee gespeeld, maar ook om dus die waarde te kunnen toevoegen aan het werk van onze medewerkers. Handen vrij betekent dat we nog veel meer mooie dingen kunnen doen dan dat we al deden. We zijn dan ook nog lang niet klaar.”