Al 250+ organisaties halen het maximale uit AFAS dankzij Gjald
Krijg grip op je inkoop
Een paar ton per jaar besparen op je inkoop? Het kan. Wij zagen het bij onze opdrachtgevers. Maar daarvoor heb je wel grip op je inkoop nodig. Alleen dan kun je slimme keuzes maken. Die grip start bij een gestroomlijnd Purchase-to-Pay proces. Hulp nodig om je Purchase-to-Pay proces succesvol in te richten in AFAS? Wij helpen je van strategie tot implementatie.
Wat een gestroomlijnd Purchase-to-Pay proces je oplevert
Blijf binnen je inkoopbudget
Bij veel organisaties wordt achteraf pas duidelijk wat er precies is ingekocht. Door elke aankoop te registreren in AFAS krijg je hier vooraf al inzicht in. Zo wordt het veel makkelijker om te sturen op je inkoopbudget.
Dwing afspraken over inkoop af
Dwing af dat medewerkers zich aan de inkoopafspraken houden. Beperk bijvoorbeeld de leveranciers waarbij besteld kan worden of maak het verplicht om bepaalde gegevens vast te leggen.
Maak slim gebruik van volumekorting
Minimaliseer het aantal leveranciers, waardoor je grotere hoeveelheden per leverancier afneemt. Vaak resulteert dat in mooie volumekortingen, waarmee je de inkoopkosten flink reduceert.
Koop duurzamer in
Door een strak inkoopbeleid in AFAS vast te leggen wordt het mogelijk om te sturen op duurzaamheid. Bestel bijvoorbeeld zoveel mogelijk in één keer bij een leverancier, zodat er minder bussen hoeven te rijden.
Selecteer de beste leveranciers
Als je meer gaat registreren krijg je beter inzicht in de kwaliteit van je leveranciers. Vervolgens kun je voorkomen dat werknemers bij slecht presterende leveranciers bestellen.
Voorkom fouten met facturen en leveringen
Door alles rondom de aankoop, de facturatie en de levering goed vast te leggen, voorkom je dat fouten er onopgemerkt doorheen glippen.
“De hulp van Gjald heeft ons zeker geholpen om van tevoren de juiste beslissingen te nemen. De consultants van Gjald kennen AFAS door en door en snappen hoe onze processen in elkaar zitten. Ze verdiepten zich grondig in onze organisatie en dachten actief mee. Dat was heel fijn.”
– Henry Huisjes, senior inkoopadviseur bij Hanzehogeschool Groningen
Wij helpen je om je P2P-proces in te richten in AFAS
De software heb je al, nu is het tijd om het volledige potentieel te ontgrendelen. Wij richten je P2P-proces zo slim mogelijk voor je in. We automatiseren repeterende handelingen, laten systemen beter met elkaar praten en creëren slimme workflows. Zo kun jij je richten op wat er echt toe doet: het behalen van je inkoopdoelen.
Je Purchase-to-Pay proces moet niet alleen in theorie werken, maar ook in de praktijk
Wij hebben inmiddels honderden implementaties en optimalisaties van AFAS gedaan. We hebben gezien wat een project succesvol maakt, maar ook waar het mis kan gaan. Te veel organisaties investeren veel geld in het inrichten van AFAS, om vervolgens nog steeds met suboptimale processen te werken. Dat willen we voorkomen. Daarom houden we ons aan een strakke, projectmatige aanpak. We duiken niet meteen de techniek in, maar nemen de tijd voor het voorwerk.
Zo zorgen we ervoor dat je nieuwe Purchase-to-Pay proces straks perfect aansluit op de praktijk:
1. Draagvlak creëren
Je kunt je processen nog zo goed inrichten, als mensen zich er niet aan houden, dan heb je er niks aan. Daarom betrekken wij altijd verschillende belanghebbenden. Zo laten we de processen straks goed op de praktijk aansluiten en voorkomen we weerstand.
2. De ideale situatie inventariseren
Hoe lopen de processen nu? Waar zitten de knelpunten? Hoe zou de nieuwe situatie er in het ideale geval uitzien? Voor we de techniek in duiken willen we dit soort vragen beantwoord hebben. Wij helpen in dit proces en laten zien wat er mogelijk is. Zijn er veel belanghebbenden en is besluitvorming lastig? Ook daarbij kunnen we jullie begeleiden.
3. Zoveel mogelijk binnen de standaard van AFAS blijven
Het is slim om je zoveel mogelijk aan de standaarden van AFAS te houden. De manier waarop zij processen standaard hebben ingericht, is gebaseerd op jarenlange ervaring met een heleboel organisaties. De kans is groot dat deze processen ook voor jou gaan werken. Bovendien scheelt een standaard inrichting een heleboel gedoe rondom onderhoud en beheer. Wij laten je graag zien wat er binnen de standaard mogelijk is.
4. De verandering managen binnen de organisatie
Niet alleen de techniek verandert, jullie zullen ook op een andere manier moeten gaan werken. Dat vraagt iets van je organisatie. Wij helpen je bij het creëren van een stuurgroep die deze verandering begeleidt en delen de kennis die we opdeden bij andere opdrachtgevers.
Ervaringen van andere opdrachtgevers met Purchase-to-Pay
De Hanzehogeschool heeft meer grip op de inkoop door een krachtig Purchase-to-Pay proces.
“Doordat we nu inzicht hebben in onze uitgaven per productgroep, kunnen we veel beter sturen. De controle is naar voren verschoven. In plaats van dat we zeggen ‘is deze factuur akkoord?’, zeggen we nu ‘willen we deze uitgave wel doen?’. Daardoor doen we minder onnodige aankopen en kopen we slimmer en bewuster in.”
Laten we speeddaten!
Plan een afspraak in
Heb jij vragen over hoe BI binnen jouw organisatie ingezet kan worden? Plan een 1:1 afspraak in met één van onze experts voor een antwoord op al je vragen.
Of neem contact op met
Hendrik van der Woude
