Onze werkwijze

Zo ziet een samenwerking met Gjald eruit

Voor het beste resultaat doorlopen we deze 10 stappen

Gaan we samen aan de slag? Dan doorlopen we standaard een aantal stappen. Deze stappen dragen bewezen bij aan het succes van jouw project. Dit kun je verwachten van een samenwerking met Gjald.

Stap 1

Scope bepalen

Al onze klanten willen meer uit AFAS halen, maar het startpunt en het einddoel zijn voor elke organisatie anders. Wij ontmoeten je waar je staat en bekijken samen wat er nodig is om jouw einddoel te behalen. In principe zijn er 2 opties:

 

  • We starten een project op en gaan uitgebreid met elkaar aan de slag. In dat geval doorlopen we hierna stap 2 tot en met 10.
  • We doen een performance check en lossen je probleem daarna snel op, zonder een volledig project op te starten. Soms zijn een aantal consultancydagen al voldoende.

0-meting

Heb je het idee dat het beter kan, maar geen idee waar je moet beginnen? Dan is het slim om te starten met een 0-meting. Zo weet je precies waar je nu staat en heb je een stip op de horizon om naartoe te werken.
Meer over de 0-meting

Stap 2

Projectplan

We starten een project altijd met een projectplan. Hierin leggen we onze afspraken vast. Wat zijn de deliverables? Hoeveel gaat het kosten? Wanneer leveren we wat op? En wie is waarvoor verantwoordelijk? Door dit soort zaken op papier te zetten voorkomen we verrassingen achteraf en weet iedereen precies wat er gaat gebeuren.

Stap 3

Projectorganisatie opzetten

We gaan projectmatig werken, volgens de principes van PRINCE2. Dat betekent dat we een projectorganisatie opzetten, waar jij als opdrachtgever ook deel van uitmaakt. Aan onze kant stellen we een team van consultants samen, dat qua expertise zo goed mogelijk aansluit op jouw uitdagingen. Zodra de projectorganisatie is opgezet doen we een gezamenlijke kick-off.

Stap 4

De inventarisatie

Vervolgens starten we met een inventarisatie. Tijdens die inventarisatie achterhalen we het antwoord op vragen zoals:

  • Hoe gebruiken jullie AFAS op dit moment? Hoe zijn de processen en workflows ingericht?
  • Lopen jullie tegen problemen aan? En wat gaat er dan precies mis?
  • Welke doelen wil je behalen? En waarom wil je dat?
  • Hoe zou een verbeterde situatie er voor jullie uitzien?


Ook geven we je een demo van de mogelijkheden in AFAS. In de ERP-software van AFAS zitten veel goede standaarden, die wij altijd als uitgangspunt nemen. Deze standaarden sluiten vaak heel goed aan op je bedrijfsprocessen. Bij veel organisaties zien die processen er namelijk ongeveer hetzelfde uit. Een standaard inrichting betekent bovendien minder onderhoud en beheer.

Bij de inventarisatie betrekken we zoveel mogelijk belanghebbenden. Zo laten we de processen straks goed op de praktijk aansluiten én voorkomen we weerstand. Het liefst betrekken we ook twee eindgebruikers: iemand die enthousiast is over het project en iemand die juist lekker kritisch is. Zij worden mede-eigenaar van het project en geven het nieuwe proces mede vorm. Niet alleen hebben deze mensen vaak hele waardevolle input, ze worden door hun betrokkenheid ook fijne kartrekkers binnen hun team.

Stap 5

Inrichtingsvoorstel

Na de inventarisatie gaan wij aan de slag met een inrichtingsvoorstel waarin we de gewenste situatie uitwerken. Het bevat duidelijke kaders en afspraken, zodat jij precies weet wat we straks opleveren. Zodra jij het voorstel hebt goedgekeurd gaan we aan de slag.

Stap 6

Inrichten AFAS

We weten hoe het nieuwe proces eruit moet komen te zien. Nu is het tijd voor de inrichting. Hebben jullie in-house functioneel beheerders? Dan kunnen zij een deel van de inrichting op zich nemen. Op die manier weten zij direct hoe de nieuwe inrichting van AFAS in elkaar zit, wat hun werk straks makkelijker maakt. Hebben jullie geen interne capaciteit? Dan nemen onze consultants de volledige inrichting op zich.

Stap 7

Testen

Is de inrichting voltooid? Dan gaan wij eerst testen of alles werkt zoals we van te voren hadden bedacht (technische test). Vervolgens organiseren we een functionele testsessie. Wij komen dan bij jou op locatie om de nieuwe processen te doorlopen. Eventueel doen we daarna nog wat kleine aanpassingen.

Stap 8

Oplevering

Als de laatste aanpassingen zijn gedaan en goedgekeurd leveren we het project officieel op. Wij dragen het project en het beheer op dat moment aan jou over.

Stap 9

Evaluatie

We eindigen onze samenwerking altijd met een evaluatie. Wat ging goed? Wat kon beter? De uitkomsten van de evaluatie nemen we mee voor toekomstige projecten.

Stap 10

Support en doorontwikkeling

Vanzelfsprekend laten we jullie na de afronding van het project niet aan je lot over. Zo hebben we een kundige servicedesk waarbij je terecht kunt met vragen en verzoeken. Ook nemen wij graag het beheer van je AFAS-omgeving op ons. Hiervoor kunnen wij een vast aantal uur per maand (vanaf 4 uur) een consultant beschikbaar stellen. Periodieke strategische ondersteuning behoort ook tot de mogelijkheden.

Kennismaken?

0-meting

Heb je het idee dat het beter kan, maar geen idee waar je moet beginnen? Dan is het slim om te starten met een 0-meting. Zo weet je precies waar je nu staat en heb je een stip op de horizon om naartoe te werken.

Technische 0-meting

Zijn alle medewerkers met kennis van AFAS uit je organisatie vertrokken en is er geen goede overdracht gedaan? Je bent niet de eerste die tegen zo’n braindrain aanloopt. Het komt regelmatig voor. Vervelend is het wel, want hierdoor weet niemand meer precies hoe de processen in AFAS zijn ingericht. Onze consultants komen je redden. Zij checken hoe de processen lopen, hoe de workflows zijn ingericht en wie welke bevoegdheden heeft. Het eindresultaat is een duidelijk overzicht van de huidige inrichting en de optimalisatiemogelijkheden die wij zien.

Strategische 0-meting

Voor je AFAS gaat inrichten moet je weten wat je precies met AFAS wilt bereiken. AFAS inrichten is namelijk niet het einddoel. Het einddoel is het verbeteren van je bedrijfsresultaten. Je start dus altijd met een visie. Is die er nog niet? Dan kunnen wij een strategische 0-meting voor je uitvoeren. Als eerste zetten we een stip op de horizon. Wat zijn je strategische bedrijfsdoelstellingen? Welke KPI’s horen daarbij? Wat kunnen we in AFAS inrichten om de bedrijfsdoelstellingen te ondersteunen? Ook onderzoeken we de individuele doelstellingen van de belanghebbenden, door middel van interviews. Wat willen zij uit AFAS halen? Wat hebben ze nodig om AFAS succesvol in te zetten?

Vervolgens analyseren we je huidige inrichting en stellen we een plan van aanpak op. Dat bestaat uit:

  • quick wins
  • grotere optimalisatiekansen
  • de dashboards die nodig zijn om de resultaten te meten

Kennismaken?

Heb je een vraag of opmerking? Laat het ons dan weten! Wij helpen je graag. Je kunt contact opnemen via onderstaand formulier, ons bellen op 088 – 520 60 40 of e-mailen naar info@gjald.nl