WZU Veluwe is een zorgorganisatie met zo’n 950 medewerkers, verspreid over zes locaties en  zorg bij mensen thuis. De nadruk ligt op persoonlijke, betrokken zorg. De organisatie wenste de transitie te maken van papier naar digitaal, om informatie beter en sneller te kunnen delen en de administratieve lasten te verlichten. Hierbij werd gekozen voor de software van AFAS.

Gjald heeft WZU Veluwe in het afgelopen half jaar intensief geadviseerd over de inrichting van AFAS InSite en de bijbehorende workflows. Gjald helpt onder andere bij het herontwerp van alle omringende processen zodat werkprocessen gedigitaliseerd kunnen worden.

Papiercultuur

 “WZU Veluwe had een papiercultuur”, aldus Henny Bulten-Speksnijder die als projectmanager bij het omvangrijke project betrokken was. “Onze administratie typte letterlijk informatie over van ingevulde formulieren. Foutgevoelig en bewerkelijk. Bovendien hadden we geen centraal informatiepunt zoals een intranet. Dat wilden we veranderen om klaar te zijn voor de toekomst en uiteindelijk natuurlijk om geld en tijd te kunnen besparen”

Digitaliseren dus. En niet zomaar: op het wensenlijstje stonden veel bedrijfskritische processen. Het aanpakken van juist die processen zou de meeste tijdswinst opleveren, maar betekende ook veel consequenties voor medewerkers. Toch durfden ze het aan. Ze maakten de keuze voor deze stappen juist heel bewust. “Het moet ook wel een heel bewuste en overwogen keuze zijn, het vraagt namelijk veel draagkracht en investering. Het is een spannend proces waar veel bij komt kijken qua techniek,maar vooral ook qua mensen” licht Henny toe.

Bewuste keuze voor de software van AFAS

Na een korte voorbereidingsperiode werd er op 1 januari 2014 een overstap gemaakt naar AFAS. Ook die keuze maakten ze heel bewust. “AFAS is een heel erg compleet pakket waar we alles in kwijt konden en bovendien heel flexibel bleek in te richten. Bovendien zijn ze overduidelijk een partij die continu doorontwikkeld en vernieuwd. Dat maakt het heel toekomstbestendig en dat vonden wij een vereiste. Als we een rigoureuze stap nemen als deze, willen we ook een paar jaar vooruit kunnen.”

Binnen drie maanden alle papieren formulieren er uit

In de eerste fase van de overgang werden belangrijke HR processen zoals contractwijzigingen,ziekmelding en uit dienst mutaties ingericht. Vanaf dat moment werden belangrijkeprocessen rondom medewerkers van WZU Veluwe dus al gedigitaliseerd. Dit betekende dat werkprocessen en informatiestromen zorgvuldig in kaart moesten worden gebracht om ze zo vloeiend te kunnen opvangen in de digitale omgeving. Het betekende echter ook dat de mensen mee moesten, met name voor HRM en salarisadministratie betekende dit een andere manier van werken. Een overgang naar een ander pakket voor belangrijke toepassingen is vaak al een uitdaging,nu gingen ze nog een stapje verder: al het papier rondom deze processen ging er uit. En dat binnen drie maanden.

Intranet

Bij WZU Veluwe waren ze echter nog niet klaar. De eerste succesvolle stappen in het digitaliseren, proefden naar meer. Dus gingen ze aan de slag met hun intranet. “We hadden eigenlijk nog niets wat daar op leek. Wel een documentenbeheersysteem, maar dat voldeed niet aan wat wij onze medewerkers willen bieden: een plek waar alle informatie bij elkaar wordt gebracht, een one-stop shop voor alles wat onze mensen willen en kunnen regelen” vertelt Henny. Dus gingen ze aan de slag met AFAS InSite; een product waarmee binnen AFAS een intranet gerealiseerd kan worden dat ook naadloos koppelt met andere AFAS producten. Een hele nieuwe digitale workflow, dus.

Voor dit traject zochten ze een partner die kon adviseren over het inrichten van InSite als intranet. En via AFAS kwamen ze bij Gjald terecht. Omdat Henny en haar collega’s al anderhalf jaar zelf bezig waren met AFAS en ook echt zelf aan de knoppen zaten, was hun kennis van het pakket groter dan gemiddeld. Ze zochten dus echt een aanvulling op hun eigen kennis en kunde. Die vonden ze in Gjald, die senior business consltant Harmen Zijlstra naar voren schoof.

Een kritische blik

Henny roemt Harmen vooral om zijn gezond kritische blik. Henny: “Wij dachten van een heleboel dingen dat we het zelf echt wel goed in de smiezen hadden, maar toen kwam Harmen met zijn kritische vragen. Daaruit bleek dat we een aantal belangrijke zaken niet goed in kaart hadden gebracht. Die scherpe blik is echt heel belangrijk”.

Het zorgvuldig ontwerpen en maken van workflows is essentieel voor een slim intranet. Informatie dicht bij de bron houden om fouten te voorkomen en toegankelijk maken voor een breed publiek, daar ligt de kracht. Medewerkers kunnen zelf zaken regelen en inzien zoals verlofaanvragen, adreswijzigingen, nieuwsberichten, salarisstroken en andere belangrijke informatie. Ook voor de leidinggevenden zijn er een aantal zaken veranderd. Meer gemak en meer overzicht omdat ze bijvoorbeeld snel kunnen zien wat het ziekteverzuim van hun team is, omdat ze alle dossiers digitaal kunnen inzien. Sleutelprocessen zijn beter, sneller en zorgvuldiger beheersbaar dan voorheen.

Meest waardevolle les

Meest waardevolle les in dit traject was wel dat digitaliseren niet over techniek gaat, maar over mensen. Om zulke kritische bedrijfsprocessen te gaan digitaliseren en dus mensen te vragen afscheid te nemen van de veiligheid van papier, is een grote stap. Voor iedereen binnen WZU Veluwe betekende dit traject een ingrijpende verandering. “Digitaliseren heeft veel meer te maken met cultuur dan met techniek. Om zo’n traject te laten slagen is echt een cultuuromslag nodig. We hebben ontzettend veel tijd gestoken in onze mensen om te zorgen dat ze voorbereid waren, mee konden bewegen en zichzelf wegwijs konden maken in deze nieuwe realiteit”onderstreept Henny. Dit blijft een aandachtspunt omdat een aantal medewerkers moeite heeft met digitalisering.

Draagvlak is bij dergelijke trajecten ontzettend belangrijk. Helemaal als ze in een korte tijd gerealiseerd moeten worden. Beslissingen moeten niet alleen in de bovenste lagen worden gedragen, maar vooral door medewerkers. Zij worden ineens geconfronteerd met nieuwe dingen. Dat is wennen voor iedereen.

Verandermanagement

WZU Veluwe heeft er heel bewust voor gekozen om medewerkers ‘bij de hand nemen’. Al in de beginfase van het ontwikkeltraject is de komst van het intranet ruimschoots aangekondigd. Met alle voordelen van dien. Vervolgens zijn er bij de introductie ambassadeurs op de locaties geweest om het intranet onder de aandacht te brengen. Ook zijn er regelmatig vragenuurtjes op de locaties. Maar nog belangrijker: er is een Personeelsinformatie Punt (PiP). Medewerkers kunnen bellen met vragen, maar ook hun vragen via intranet digitaal indienen. En dat is een gouden greep geweest: deze service wordt enorm goed gebruikt. Het bedient bovendien de werknemers die veel in nacht- of avonddiensten werken erg goed. Zij kunnen altijd hun vraag stellen en hebben de volgende dag antwoord, ook als het Personeel informatie Punt op het moment van raadplegen niet bereikbaar is.