Drie jaar geleden maakte Onderwijsinstelling OSG Sevenwolden de overstap naar AFAS software met als primaire doel om kosten te besparen door de inzet van automatisering op administratieve processen. Peter Dijkstra, senior administratief medewerker PSA bij OSG Sevenwolden, vertelt in dit artikel hoe de onderwijsinstelling na de aanschaf van AFAS met behulp van Gjald het maximale uit de software heeft gehaald en daardoor succesvoller is geworden. 

Het optimalisatie project

We hadden AFAS reeds drie jaar geleden geïmplementeerd toen we besloten tot een optimalisatie project. In de dagelijkse praktijk kon niemand goed met de software omgaan en werd veelal nog op basis van de oude werkwijzen van voor de implementatie gewerkt met papieren en formulieren. Het besef ontstond dat we het potentieel van de software niet volledig gebruikten en nog behoorlijke efficiency slagen  in de bedrijfsvoering konden maken, als we bereid waren verdergaande keuzes te maken.

In de praktijk maakten we gebruik van de financiële functies binnen AFAS maar hadden we de potentie rondom het automatiseren en standaardiseren van ondersteunende werkprocessen laten liggen. De collega’s die hiervoor hebben gewerkt met AFAS hadden onvoldoende kennis van AFAS en hierdoor waren de processen niet of niet goed ingericht. Ook was er niet een duidelijke verantwoordelijke benoemd voor de inrichting en het onderhoud daarvan.

We zijn derhalve een zoektocht gestart naar een AFAS partner  om medewerkers- en administratieve processen in te richten in een online webportaal (AFAS InSite).

Waarom Gjald?

We hadden een aantal voorwaarden gesteld waaraan de AFAS partner zou moeten voldoen. Een belangrijk daarbij was het kunnen dragen van de gehele projectaanpak en het nemen van de verantwoordelijkheid daarvoor. Daarnaast de mensen meenemen en kennis delen. We wilden niet weer in een situatie komen dat de geoptimaliseerde inrichting na implementatie niet zou worden gedragen door kennisgebrek of gebrek aan betrokkenheid. Via andere onderwijsinstellingen hadden we al over Gjald gehoord en dat zij veel zorg besteden aan projectaanpak, betrokkenheid en kennisoverdracht rondom AFAS. De goede referenties van andere onderwijsinstellingen gaven de doorslag om de optimalisatie met Gjald uit te voeren.

Welke doelen moesten worden gerealiseerd met betrekking tot de bedrijfsvoering?

Het verbeteren, standaardiseren en automatiseren van bedrijfsprocessen stond centraal. Primaire aandachtsgebieden waren HR en finance. De bedoeling was om administratieve afhandeling, zeg maar de oude formulieren en documentenstroom die nog fysiek door onze organisatie gingen, te automatiseren en daarmee veel werk rondom dubbele invoer, wachttijd en correctie te elimineren. Het permanente inzicht in de status van werkprocessen en de doorlooptijden is daarbij een belangrijke driver voor management aansturing en verdere optimalisatie.

Insite moest daarnaast intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn. Dat was voor ons een belangrijke voorwaarde voor het gebruik binnen de organisatie. We zagen er erg naar uit dat het ging functioneren. Het is zonde dat je goede software hebt en je gebruikt er bijna niets van terwijl je een interne behoefte hebt om processen te versnellen. 

Door het project hebben we gelijktijdig een goede verbeterslag gemaakt in de werkprocessen. Door te automatiseren krijg je helder hoe processen/afspraken wel of niet liggen. Dat was een bijkomend voordeel. Er waren heel veel informele processen, die gaan zoals ze gaan en waar je geen zicht op hebt en waar je geen vat op krijgt. Door dit te automatiseren maak je het zichtbaar, maar moet je je ook gaan afvragen wie wat wel of niet mag en wanneer mag doen en waarom. Je pakt een stukje bedrijfsvoering mee wat daarvoor niet zichtbaar was.

Draagvlak is key bij het vergaand gebruik van software binnen je organisatie

Een van de belangrijkste zaken die moest worden overwonnen om het project volledig te omarmen was draagvlak bij bestuur en medewerkers. Het bestuur was bang dat de medewerkers teveel verandering moesten ondergaan. Ook speelde het gegeven dat de te automatiseren processen zouden leiden tot minder werkgelegenheid. Je kan niet het werk wat door vijf medewerkers in de oude situatie op papier en met formulieren wordt uitgevoerd in de nieuw geautomatiseerde setting nog overeind houden. 

Gjald gaf voor aanvang aan: ‘Als jullie dit willen doorvoeren, zorg er dan voor dat de directie er achter staat en de organisatie ervan overtuigd is dat jullie dit nodig hebben’. En we hebben ons aan die opdracht gehouden en gemerkt dat het bestuur en medewerkers steeds enthousiaster werden naarmate we in staat waren goed uit te leggen wat de software ging betekenen. Hiervoor hebben we echt ruim de tijd genomen. Het draagvlak vanuit het bestuur sloeg in positieve zin door toen de betrokken medewerkers in de werkprocessen volledig begrepen wat de bedoeling was en hulp en ondersteuning in de werking van de nieuwe programmatuur geborgd was. 

Wat is de impact van het project op de organisatie?

De echte impact moet nog komen, denk ik. Het begint nu wel voelbaar te worden. De kwaliteit wordt stap voor stap beter en dat merken de medewerkers. Fouten zijn door de automatisering nu controleerbaar. We gebruiken dat niet om iemand op af te rekenen, maar om te verbeteren en te leren.

De cultuuromslag is op dit moment gaande en uit zich bijvoorbeeld door die ene nog terughoudende collega van wie je het niet verwacht ineens toch mee gaat in de verandering en enthousiast wordt. Voorheen liepen bepaalde processen al zo’n 35 jaar hetzelfde. En alles werd geaccepteerd: ‘want het is onderwijs’. Er waren nog roosters op papier, er werd veel geprint en overal hingen formulieren. Maar als het papier weg is en de oude informatiebronnen niet meer toegankelijk zijn dan gaat men echt wel op zoek als het in de automatisering wel is te vinden. 

Je moet op de goede posities de juiste mensen hebben, die het voortouw nemen in de veranderingen en aan de slag gaan met de nieuwe situatie. Uiteindelijk draait het om de mensen die het verschil maken en niet om de software.

Terugkijken en vooruitkijken

Onderwijsinstelling OSG Sevenwolden gelooft dat optimalisatie een doorlopend proces is en kijkt terug op een succesvol eerste project. Insite wordt nu goed gebruikt. De oude formulieren zijn niet meer mogelijk en verwijderd. Dit accepteren we gewoon niet meer. 

Een aantal werkprocessen die buiten de scope van de opdracht vielen ga ik nu zelf in AFAS inrichten. Door de goede kennisoverdracht pak ik dat nu zelf op.  Daarnaast willen we nu aan de slag met BI tooling en sollicitant self service via AFAS OutSite. Het succes van het project smaakt naar meer. 

Op welk deel van de samenwerking kijk je het meest tevreden terug?

Het bestuur bewust maken dat hun draagvlak cruciaal is voor het slagen van het project. Gjald is een aantal keer teruggekomen om te presenteren voor het Centraal Management Team (CMT). Dit was ontzettend belangrijk en doorslaggevend. Daarnaast heeft Gjald ons de technische kant laten zien en hierdoor hebben we geleerd wat wel en niet mogelijk is. Jullie weten waar jullie het over hebben. Ik heb veel geleerd over de technische kant, maar ook inhoudelijk op het gebied van verzuim. 

‘Kijk, een softwarepakket inrichten is moeilijk genoeg, maar als er ook direct antwoord is op voor ons belangrijk te maken inhoudelijk keuzes in de bedrijfsvoering van onze onderwijsinstelling dan is dat een geweldige combinatie. Jullie verkopen kwaliteit en dat leveren jullie ook.”