“Kan ik de cijfers al presenteren aan mijn management?” Een vraag die waarschijnlijk in het hoofd van elke financial dagelijks een paar keer voorbijkomt. Het ter beschikking hebben van periodieke cijfers, resultaten en prognoses lukt nog wel, maar de controle op juistheid en volledigheid met een consistente benadering is veelal de grootste uitdaging.
Om die consistentie te behouden, worden er vaak talloze Excel-formats gemaakt. Om het maar aan te laten sluiten en het beeld te creëren dat er zicht is op de financiële prestaties van de organisatie. Maar Excel is kwetsbaar en bovendien is het een statisch overzicht. Wat zijn de consequenties wanneer de grondlegger van het Excel bestand uitvalt? Kunnen er dan wel cijfers worden gepresenteerd?
Hard close organiseren
Hoeveel tijd kost het jou om cijfers per team, regio, cluster of entiteit te presenteren? Hoe vaak zie je een paar maand na de afsluiting dat er correcties nodig zijn en het resultaat van conform begroting naar diep in het rood of andersom is gegaan? Hoe ga je antwoord geven op vragen die daar vandaan komen?
Vaak denk ik dat dit de reden is dat we cijfers gecumuleerd presenteren, zodat het minder opvalt dat er correcties zijn gedaan. Daarnaast wordt alles natuurlijk het liefst in de juiste maand geboekt, zodat de resultaten betrouwbaar zijn.
Maar daardoor wordt steeds vaker de periode van het einde van de maand tot aan de daadwerkelijke afsluiting opgerekt. Dit resulteert erin dat de maandafsluiting en dus definitieve cijfers lang op zich laten wachten. Onze tip is om een hard close te organiseren door middel van taken zodat je altijd op tijd kunt afsluiten.
Proces aanpassen
Vaak zijn de oorzaken te overzien: late inkoopfacturen, nafacturering, meerdere salarisbatches in een maand, workflows die niet tijdig worden afgehandeld, etc. Dit heeft met name met processen en cycli en de naleving ervan te maken. Wanneer is de laatste keer dat je hebt gedacht of gehoord: “dat systeem klopt niet”?
In mijn ogen is het de meest globale term om problemen af te schuiven. Systemen verwerken input tot output, dus als daar iets aan mankeert, is de input, output of inrichting van het systeem niet goed. Als je hier diepteonderzoek naar doet kom je er dan ook achter dat het systeem vaak tóch wel goed werkt?
Maar voor dat je daarachter bent gekomen, heeft de rest van het werk zich alweer opgestapeld en moet je alweer beginnen aan de volgende afsluiting. Misschien ken je het principe van single en double loop learning. Bij het eerste ga je na de resultaten fouten corrigeren en bij double loop learning ga je echt op zoek naar oorzakelijke verbanden. Onze tip is om te gaan voor structurele verbeteringen en hiervoor tijd te maken. Je hoeft dit niet alleen te doen maar betrek je collega’s van de financiële administratie en control hierbij.
Van financial control naar business control
In de praktijk zie ik dat de financiële afdeling maar ook de afdeling control bezig is met administratief werk en verantwoording terwijl het management vraagt om een financiële afdeling die vooruit kijkt.
Door inzet van dashboarding, Business Intelligence en een goede inrichting van automatiserings- en boekhoudpakketten is het mogelijk om zoveel mogelijk het administratieve proces te digitaliseren en automatiseren en meer tijd te hebben om vooruit te kijken en te voorspellen en daarmee op te treden als strategisch partner.
Dit zijn denkbare scenario’s. Vanuit mijn ervaring als controller en bedrijfskundige laat ik graag zien hoe je met deze struikelblokken omgaat door je op te stellen als strategisch businesspartner van het management. En hoe je hiermee strategische doelstellingen zult behalen.
Vier tips om alvast van start te gaan:
- Pak je problemen bij de kern aan. Dit klinkt natuurlijk heel cliché, maar vaak wordt de output gecorrigeerd en blijft de (stroom van) input hetzelfde;
- Redeneer vanuit hoe je leerpunten vanuit de jaarafsluiting en verslaggeving kan aanpassen in jouw dagelijkse werk;
- Stel je op als strategische businesspartner om jouw expertise toe te kunnen passen en maak hierin gebruik van een goede planning en control cyclus;
- Verbetering kost geen tijd, maar levert tijd op. Ontdek hoe je met BI zorgt voor inzicht in je cijfers en je aanzet.
Het kan écht anders
Op 22 maart organiseerde Gjald een webinar waarbij we samen met jou nadachten over bovenstaande. En daarvanuit gaan wij je helpen aan de oplossing. Zowel op het gebied van advies, ondersteuning als inrichting van automatisering. Heb je hier vragen over? Neem dan gerust contact met me op via 06 – 10 75 31 75 of rikdejonge@gjald.nl.
