Naturalis heeft zichzelf het doel gesteld om in 2018 het aantrekkelijkste familiemuseum van Europa te worden. Ter ondersteuning van deze doelstelling gebruikt Naturalis per 1 januari 2017 de software van AFAS Software. “We willen geen energie meer verspillen aan administratieve taken die te automatiseren zijn of onze focus verliezen vanwege processen die niet geoptimaliseerd zijn. We steken onze tijd, energie en focus vanaf nu in het aantrekkelijkste familiemuseum van Europa worden”, aldus CIO Jeroen Snijders.
Geen gedoe
“In de ERP-software vinden we de oplossingen waarmee we de verschillende processen voor salarisadministratie, boekhouding, projectadministratie en postregistratie kunnen standaardiseren. Hier voegen we later ook de urenregistratie aan toe”, aldus Koen Berkenbosch, financieel controller bij Naturalis. “Door met één pakket te gaan werken besparen we veel geld op licentiekosten van alle verschillende pakketten die we nu hebben. Daarnaast verdwijnt ook het ‘gedoe’ van exporteren uit het ene pakket en importeren in het andere pakket. Dat voorkomt fouten en ook qua gebruiksgemak gaan we erop vooruit”, vervolgt Berkenbosch.
Opschonen
Naast de financiële voordelen en het verminderen van administratief werk is er nog een groot voordeel volgens Berkenbosch: “De overgang naar een nieuw pakket is voor ons een mooi moment om de administratie, volledig op te schonen. Zo kijken we kritisch naar onze debiteuren en crediteuren. Ook kan het vervuilde grootboek eindelijk eens grondig worden opgeschoond. Al met al wordt de administratie daardoor een stuk overzichtelijker!”
Professionaliseren
“Ik merk steeds meer dat musea in Nederland verder moeten professionaliseren”, aldus Daniël Pauw, accountmanager cultuur bij AFAS. “Met onze software vereenvoudig je administratieve taken en heb je meer inzicht in de dagelijkse stand van zaken. Daardoor kan je mooie doelstellingen zoals Naturalis zich heeft gesteld, gaan realiseren. Ik ben dan ook erg blij dat wij hieraan ons steentje kunnen bijdragen” vervolgt Pauw.
Handen uit de mouwen
Binnenkort gaat de implementatie van start onder leiding van AFAS-partner Gjald. “We kijken er naar uit om samen met medewerkers en management van Naturalis een passende inrichting van de software te verzorgen, zodat deze naadloos aansluit op de wensen van het museum”, aldus Maeike Walstra. Ze vervolgt: “Leidend in de aanpak is het centraal stellen van de behoeftes van medewerkers en klanten van het museum, waarna we de nieuwe werkprocessen inrichten in de software. Door medewerkers en management bij de procesoptimalisatie te betrekken, zijn mensen, processen en de software optimaal in balans voor maximaal resultaat.”
Dat er werk aan de winkel is maakt CIO Jeroen Snijders nog extra duidelijk met zijn reactie op de samenwerking van Naturalis, Gjald en AFAS: “Niet lullen, maar poetsen!”