Avalex staat voor efficiënte, effectieve en innovatieve afvalverwijdering en reinigingsactiviteiten. Hun missie? Het creëren van een schone leefomgeving voor hun partners. Bij Avalex was de administratie nog erg papier-georiënteerd; daar wilden ze vanaf. Een uitdaging, want Avalex had te maken met verschillende informatiestromen, veel personeel dat steeds op de weg is en financiële administratie die niet gekoppeld was aan de salarisadministratie. En Avalex is ambitieus: ze wilden ook inzicht krijgen in de prestaties van de organisatie.

Aan de slag
Allereerst werden de informatiestromen en eventuele samenhang hiervan in kaart gebracht. Dit resulteerde in een schets voor applicaties. Medio 2013 is dit vertaald naar een aanbesteding. Vervolgens is een drietal applicaties gekozen: PieterBas, Prometheus en AFAS. Partner Waste Insight wilde binnen zes maanden de eerste grote slag slaan naar digitalisering. Ambitieus, en het vraagt om een stevige planning.

“Wij hebben er bewust voor gekozen om mensen vrij te plannen voor dit project,” aldus projectmanager Johnny Gowrising. “Wat ook goed werkte: we hebben de kosten voor ICT-voorzieningen meegenomen in de begroting. Dit is een cruciale post die vaak wordt vergeten.”

Deze digitalisering had consequenties voor iedereen binnen het bedrijf. Dus besteedde Avalex ook veel aandacht aan het voorbereiden en ondersteunen van hun mensen. Johnny: “Binnen elke afdeling zijn twee key users aangewezen om de kar te trekken. Ze kregen trainingen en werden een aanspreekpunt voor collega’s.”

Samen
De boodschap van de communicatieafdeling van Avalex was: “We moeten dit samen doen om het goed te doen.” Die boodschap kwam aan en voor het personeel verliep de overstap dan ook zeer soepel. De eerste stappen naar een papierloze, digitale organisatie waren gezet.

Begin 2016
De stand van zaken: het hart van de bedrijfsprocessen gaat volledig digitaal. Samenwerken in documenten, het facturatieproces en personeelszaken zijn volledig geautomatiseerd.

Maar naast de redelijk generieke oplossingen die werden geïmplementeerd, kent dit project ook een paar branche-specifieke koppelingen die erg tijds- en kostenefficiënt uitpakken: het automatisch verwerken van afvalbrenggegevens, geautomatiseerde urenregistratie voor chauffeurs en digitaal aangeleverde routes.