Administratieve lastenverlichting
Wat hebben bijna alle organisaties, waaronder OSG Sevenwolden gemeen? Het aanbod en de kwaliteit van het product of dienst staat bovenaan de agenda. Wendbaarheid van de organisatie is hierin essentieel, want zowel het aanbod als de kwaliteit moet blijven aansluiten bij de vraag vanuit de veranderende markt. Daarom wordt door bijna elke organisatie gestreefd naar administratieve lastenverlichting, zodat er voldoende tijd overblijft voor het primaire proces.
Oude werkwijzes blijven bestaan
Administratieve lastenverlichting begint met de keuze en implementatie van software die de visie en processen van de organisatie ondersteunt. Wat echter voor veel organisaties geldt is dat vervolgens het goed in gebruik nemen van de software in de praktijk lastig blijkt. Het komt regelmatig voor dat oude werkwijzes na implementatie van de software in stand worden gehouden. Hierdoor biedt de software niet de efficiëntie die vooraf is beoogd. En daardoor wordt de doelstelling om te werken aan aanbod en kwaliteit van producten en diensten ook niet behaald. Sterker nog: in sommige gevallen levert de nieuwe software alleen maar meer administratief werk op, want naast het systeem gebruikt men ook nog oude werkwijzes als excellijsten en e-mail. Het niet juist in gebruik nemen van de software heeft dus grote gevolgen voor het behalen van de doelstellingen van de organisatie.
Het overwinnen van koudwatervrees
Hoe zorg je er dan voor dat de software wel goed in gebruik wordt genomen? Simpel: door draaglvak te creëren. Maar hoe dan? Als je weet waar het niet juist in gebruik nemen van de software vandaan komt, is het eenvoudiger om er wat aan te doen. Veelal is de oorzaak te vinden in koudwatervrees. Medewerkers hebben al jaren op eenzelfde manier gewerkt en geven ook aan: “Zo ging het toch altijd goed?” Het ‘oude proces’ wat vaak boordevol overmatige controles zit, geeft hen grip. Het gevoel die grip te verliezen, zorgt voor angst. Die angst moet dus worden weggenomen.
Maar hoe? Gjald geeft 5 tips om de koudwatervrees te overwinnen
- Creëer urgentiebesef. Neem de medewerkers vroegtijdig mee in de keuze voor de nieuwe software. Op welke wijze ondersteunt de nieuwe software beter de visie en doelstellingen van de organisatie? Veelal worden medewerkers pas geconfronteerd met nieuwe software tijdens de live-gang, waardoor men geen betrokkenheid ervaart en daardoor gebrek aan acceptatie ontstaat.
- Zodra je hebt laten weten op welke wijze de nieuwe software de doelstellingen en processen binnen de organisatie gaat ondersteunen, kun je starten met inventarisatiesessies. Sleutelpersonen binnen de organisatie nemen hieraan deel. Gedurende de inventarisatiesessies van de diverse processen, komt men er veelal achter dat werkzaamheden dubbel worden uitgevoerd. Ineens blijkt dat een collega hetzelfde doet. Of een bepaalde stap in het proces blijkt na doorvragen helemaal niet nodig. Op deze manier komen medewerkers er zelf achter dat het proces veel optimaler kan worden ingericht en worden ze geleidelijk meegenomen in de verandering die gaat komen.
- Wanneer de processen zijn ingericht, volgt de testfase. Het testen van de software zorgt ervoor dat sleutelpersonen al zien hoe de software eruit ziet en er mee aan de slag gaan. Belangrijk is dat gedurende het testen er geen grote problemen naar boven komen, die voorkomen hadden kunnen worden. Dit zorgt alleen maar voor onnodige scepsis ten aanzien van de software. Zorg dus voor een goede voorbereiding van zo’n testsessie.
- Na het testen is het belangrijk om de medewerkers te trainen. Je leert medewerkers in hun eigen omgeving werken met de software. Wanneer ze merken dat het werken met de software eigenlijk wel meevalt en het allemaal ook nog eens ‘makkelijker en sneller’ werkt dan voorheen is er weer een stukje vertrouwen gekweekt.
- Vervolgens ga je live. Ben je dan klaar? Het antwoord is nee, want zodra alles ‘in het echt’ gaat plaatsvinden, worden mensen opnieuw gespannen. Waar het eerst nog niet zo erg was om een fout te maken, is dat nu wel het geval is. Fouten maken wil men liever niet, dus de veiligste manier is dan doorgaan met de oude werkwijze. Door de juiste begeleiding te bieden tijdens de go-live fase, haal je de koudwatervrees weg. Met handleidingen alleen kom je er dus niet. Net als bij alle veranderingen geldt ook hier, dat je een groot deel van de medewerkers pas meekrijgt door ze ‘live’ ondersteuning te bieden waar nodig.
