Over PROFI-SEC
PROFI-SEC behoort tot de top-5 grootste particuliere beveiligingsbedrijven in Nederland. Al 25 jaar biedt PROFI-SEC op maat gemaakte beveiligingsoplossingen voor een breed scala aan sectoren. Hun oplossingen worden onder andere ingezet in de evenementenbranche, de retail en de zorg. Met hun ervaren team en innovatieve benadering helpen ze hun klanten met uiteenlopende security vraagstukken.
PROFI-SEC haalde nog niet het maximale uit AFAS
Toen Darlene Blomont ongeveer een jaar geleden bij PROFI-SEC startte als HR-manager was AFAS al een tijdje geïmplementeerd. Alleen was duidelijk dat de HR-afdeling hier nog lang niet het maximale uithaalde. Veel processen liepen stroef en er werd nog veel met Excel gewerkt. Darlene vertelt: “We werden geconfronteerd met verschillende uitdagingen. Eigenlijk kon alles wel beter worden ingericht. Hoewel de basis al was ingericht, realiseerden we ons dat er nog extra stappen nodig waren om de mogelijkheden van AFAS optimaal te benutten. Daarom hebben we Gjald gevraagd om ons te helpen bij het zetten van die vervolgstappen.”
Kansen in kaart brengen en beslissingen nemen
Darlene heeft de aanpak van Gjald als erg prettig ervaren: “We hebben eerst samen met Gjald gekeken naar onze bestaande processen. Gjald nam ons vervolgens mee in wat AFAS ons verder kon bieden. We werkten met een stuurgroep waarin alle besluitvormers vertegenwoordigd waren. Nadat we een goed beeld hadden van wat er mogelijk was, konden we strategische keuzes maken. Welke quick wins willen we nu direct doorvoeren en wat pakken we later op? Daarna ging Gjald aan de slag met de daadwerkelijke inrichting.”

Het belangrijkste doel: beter contact met de medewerkers
Als HR-manager streeft Darlene ernaar dat medewerkers lekker in hun vel zitten. Daarvoor is voldoende contact met hun leidinggevende essentieel. Dat is voor PROFI-SEC nog best een uitdaging, aangezien de meeste medewerkers niet op kantoor werken, maar in het veld. Dat betekent dat de leidinggevende en de medewerker elkaar niet dagelijks tegenkomen.
Darlene: “Voordat we AFAS hadden geoptimaliseerd merkten we dat er te weinig contactmomenten waren tussen de leidinggevende en de medewerker. Door AFAS is het contact nu sterk verbeterd. Als er een nieuwe medewerker in dienst treedt, wordt er in AFAS automatisch een taak aangemaakt voor de leidinggevende, om een contactmoment in te plannen. Zo kan de leidinggevende de nieuwe medewerker op tijd bellen en voorbereiden op de eerste werkdag. Na een maand krijgt de leidinggevende opnieuw de taak om een contactmoment in te plannen.”
Ook het contact met zieken is door AFAS verbeterd. Darlene legt uit: “Hoewel we samenwerken met een externe arbodienst en niet alles in AFAS kunnen regelen, hebben we wel een koppeling gemaakt met hun systeem. Daardoor kunnen wij onze taken met betrekking tot ziekteverzuim wel gewoon in AFAS uitvoeren.”
AFAS ondersteunt HR ook op andere manieren bij de binding met medewerkers. Darlene: “Er worden bijvoorbeeld automatisch taken gegenereerd voor jubilea. Op deze manier vergeten we nooit om medewerkers te feliciteren als ze jarig zijn of bijvoorbeeld 10 jaar in dienst zijn. Het lijkt misschien simpel, maar dit kan echt het verschil maken tussen een tevreden en een ontevreden medewerker.”
PROFI-SEC krijgt positieve feedback van medewerkers
Sinds de nieuwe processen zijn geïmplementeerd in AFAS krijgt Darlene regelmatig positieve feedback van nieuwe medewerkers. “De contactmomenten tussen de leidinggevende en de medewerker maken vooral een groot verschil.”

AFAS voorkomt dat beveiligingspassen verlopen
Een beveiliger moet zich tijdens het werk kunnen legitimeren met een beveiligingspas. PROFI-SEC zorgt er uiteraard voor dat elke beveiliger zo’n pas heeft. Deze passen kunnen echter ook verlopen. Dit proces is geborgd in AFAS, waardoor PROFI-SEC automatisch een seintje krijgt wanneer een pas binnenkort verloopt. Op deze manier kan er tijdig actie worden ondernomen. Zo lopen beveiligers nooit meer met een verlopen pas rond.
PROFI-SEC werd blij van de korte lijntjes met Gjald
Darlene: “Om de communicatielijnen tijdens het inrichten kort te houden werkten we met een wekelijkse beheerdag. Tijdens deze dagen konden wij feedback geven aan Gjald, wat heel prettig was. Telkens als we ergens tegenaan liepen, werd het snel opgepakt. Daarnaast had de consultant van Gjald maandelijks overleg met onze directie. Als er iets opgepakt moest worden wat niet binnen het project viel, dan werd dat tijdens dat overleg behandeld. Op deze manier verloren we ook daar geen snelheid.”
Voor Darlene was AFAS toen ze startte nog een nieuw systeem. Inmiddels heeft ze het systeem helemaal onder de knie: “De experts van Gjald denken echt met je mee en staan altijd voor je klaar. Daardoor weet ik nu hoe we bij PROFI-SEC het maximale uit AFAS kunnen halen.”