“Ik ben heel tevreden over de samenwerking met Gjald. Gjald weet een brug te slaan tussen een technisch pakket en wat een organisatie echt nodig heeft. Als we besluiten om in de toekomst weer iets met AFAS-software te doen, kloppen we direct aan bij Gjald”, aldus Ellen de Witte, Adviseur Personeel- en Organisatieontwikkeling bij Wooncompagnie. “Gjald snapt hoe ze een klantwens kunnen waarmaken.”
Aanleiding voor samenwerking
Wooncompagnie is een maatschappelijke onderneming op het gebied van wonen. De organisatie verhuurt 13.600 sociale huurwoningen in verschillende gemeenten in Noord-Holland. In januari 2018 is Wooncompagnie begonnen met de implementatie van HR-software. Het doel: processen optimaliseren, digitaliseren, informatie beter inrichten en faciliteit bieden om HR in de lijn te brengen. Na een aanbestedingstraject bleek AFAS de meest geschikte software-aanbieder en is een implementatietraject gestart.
Tijdens de opstart van het project bleek dat de implementatie van de software van AFAS meer een IT- en veranderproject was dan vooraf door Wooncompagnie was ingeschat. De vertaling van proces naar inrichtingseisen is een voorbeeld waar expertise bij benodigd was. Daarnaast was er beperkte interne projectleiderscapaciteit beschikbaar: Kortom, hobbels op de weg. Met Gjald in de rol van projectleiding en processpecialist zijn deze hobbels weggenomen en heeft een succesvolle implementatie plaatsgevonden.
Gjald als beste uit de bus
“De salarissoftware was al live. Dit was vrij vlekkeloos verlopen, daardoor verwachtten we een soepel vervolg. De implementatie van andere onderdelen, waaronder verlof, verliep echter minder soepel”, vertelt Ellen. Deze implementatie bleek te optimistisch gepland en vanaf de start onvoldoende projectmatig aangepakt. De overgang van de oude werkwijze naar een nieuwe werkwijze verliep moeizaam. Dit zorgde voor onrust in de organisatie, waardoor de klachtenstroom toenam. Daarom gingen we op zoek naar een partij naast AFAS, die op projecmatige wijze de vertaalslag kon maken naar HR.”
Gjald paste binnen dit plaatje. Ellen: “We hebben drie partijen benaderd en Gjald kwam als beste uit de bus. Het voelde direct goed en vertrouwd. Gjald weet goed hoe processen binnen een organisatie lopen en weet de vertaalslag te maken naar een passende inrichting. Vanaf het moment dat we met hen in zee gingen, stapte Erik Rekker in. Hij was als Projectleider vanuit Gjald betrokken bij de projectgroep.”
Testen van de software
Nadat voldoende elementen van de software waren ingericht, is er een testplan gemaakt. Vervolgens zijn testsessies georganiseerd. “We hebben groepen leidinggevenden en medewerkers samengesteld om de nieuwe software te testen”, aldus Ellen. “Deze tests leverden voor ons weer verbeterpunten op. Op basis hiervan zijn er aanpassingen gedaan, zodat de software steeds beter aansloot op onze wensen en het gebruiksgemak voor medewerkers werd vergroot.”
Dit gaat om gebruikersgemakt, is het intuitief? Is duidelijk voor de medewerkers wat ze moeten doen en wat voor proces het betreft.
Terug- en vooruitkijken
Volgens Ellen is het gestelde doel –in tweede instantie- behaald. “Als ik terugkijk op dit jaar, zijn de implementatie-doelen behaald. Met de implementatie van Management Self Service die we in het najaar van 2019 hebben afgerond maken we meters in efficiënter en meer duurzaam werken. Eindelijk is alles op de rit en zien we de eerste effecten. We brengen de interne workflows in kaart die door automatisering zijn gewijzigd en zijn met het proces bezig om te bepalen wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit geeft duidelijkheid voor leidinggevenden, HR, administratie en medewerkers. Ellen: “We krijgen nog tot het einde van het jaar begeleiding van Gjald. Ook het beheer doen we in samenwerking. Het is een nieuw pakket, dus het opbouwen van de benodigde interne kennis kost tijd. Het is fijn om dit samen met een partner als Gjald te kunnen doen.”
”Voor Wooncompagnie zal kennisopbouw en -deling een grote focus zijn begin 2020. In het eerste kwartaal van volgend jaar kunnen we nog terugvallen op de kennis van Gjald. We gaan kijken naar mogelijkheden voor verdere digitalisering en daarvoor zullen we vooraf een business case opstellen. Toch staan we ook even stil bij het ‘nu’, we zijn erg blij met de resultaten die we tot nu toe hebben behaald.