Met het ziekenhuis Antonius, gevestigd in Sneek en Emmeloord, werken we hard en projectmatig aan een snelle en geautomatiseerde periodeafsluiting. Een mooi proces waarin we naar zichtbaar resultaat toewerken voor de financiële afdeling. We besteden extra aandacht aan de ingebruikname van nieuwe functionaliteiten door middel van testen en trainingen. Het doel: ervoor zorgen dat Antonius de financiële maandafsluiting kan reduceren tot 10 dagen.

Toen wij tijdens de eerste brainstormsessie vernamen dat Antonius nog gebruik maakt van Microsoft Excel, ging bij mij een belletje rinkelen. Tijdens mijn verleden in de accountancy heb ik gezien dat Excel enorm veelzijdig is, maar dat het één groot nadeel heeft: sheets zijn bewerkelijk. Daardoor kan er geen eenvoudige, volledige controle plaatsvinden op het juist uitvoeren van taken die daarin worden bijgehouden. Dit moet anders kunnen!

Geautomatiseerde periodeafsluiting als kers op de taart

In het project bij Antonius is onder andere het inkoopproces meegenomen. Maar ook het inkoopcontractbeheer en de daadwerkelijke financiële periodeafsluiting zijn zeker niet vergeten. Dat laatste onderdeel is de kers op de taart. Met een geautomatiseerde periodeafsluiting gaan we écht zien wat procesoptimalisaties opleveren.

Wij hebben Antonius daarom geadviseerd gebruik te maken van de draaiboekfunctionaliteit die AFAS sinds kort heeft geïntroduceerd. Dit levert een groot aantal voordelen op:

• Afspraken, zoals in Microsoft Excel, zijn voortaan geborgd in repeterende taken, welke op vaste momenten worden afgevuurd naar de juiste medewerker;
• Een taak leidt tot een workflow, wat betekent dat het niet afronden van een dergelijke flow gelijk staat aan een niet-uitgevoerde taak;
• Ondersteunende documenten en berekeningen kunnen worden toegevoegd aan taken, waardoor er dossiervorming plaatsvindt tijdens een afsluiting;
• Tijdens de afsluiting kunnen er overlopende posten worden vastgelegd, waardoor kosten of opbrengsten, bestemd voor de volgende periode, eenvoudig overgeheveld kunnen worden. Dit zorgt ervoor dat managementrapportages voorzien zijn van de juiste informatie;
• Aan elke afsluiting worden standaard auditregels gekoppeld, waarmee de software controleert op fouten in de administratie. Het correct afhandelen van deze audits zorgt ervoor dat de boekhouding juist en volledig is en klaar voor een accountantscontrole!

Sneller reageren

Dit alles bij elkaar zorgt ervoor dat Antonius eerder overzicht en inzicht heeft waardoor ze sneller kunnen reageren. Het verbetert daarnaast de kwaliteit van de afsluiting, omdat standaard alle taken worden doorlopen en deze per maand aangevuld worden. De stap naar forecasten en voorspellen is daardoor binnen handbereik!

Aandacht voor het proces

Als Softwareconsultant heb ik Antonius tijdens het project begeleid. Door de eindgebruikers gedurende het proces naar implementatie al aan het werk te zetten, kregen ze direct feeling met de inrichting zoals ik die heb neergezet. Uit ervaring met andere klanten ben ik er 100% van overtuigd dat dit zorgt voor een goede basis voor het uiteindelijke in gebruik nemen van nieuwe functionaliteiten.

Werken aan kwalitatieve cijfers

Wil jij een snelle en kwalitatieve maandafsluiting realiseren met behulp van AFAS? Ik vertel je graag hoe we samen jouw financiële IT-omgeving optimaliseren, van vraag tot inrichting. Neem gerust contact met me op via 06-39027260 of dylanschlepers@gjald.nl.

Samen naar strategische groei

We werken dagelijks met finance managers en we kennen hun problemen en vragen van binnen en buiten. In ons handbook Datageven analyses voor strategische groei gaan we in op ontwikkelingen en laten we je zien hoe je grip krijgt op je business met AFAS.