In samenwerking met Gjald heeft Sport Fryslân een eigen portal met de software van AFAS ontwikkeld. Het doel: werkgeverschap van trainers van verenigingen nog beter ontzorgen. Met de Sportal is de stichting 24/7 bereikbaar voor informatie en voor het aanleveren en wijzigen van gegevens van trainers en coaches.
Sport Fryslân zet zich in om alle Friezen aan het bewegen te krijgen. Onderdeel daarvan is het ondersteunen van Friese Sportverenigingen, bijvoorbeeld dat Sport Fryslân sportwerkgever van trainers en coaches is. “Hiermee nemen we het werkgeverschap van verenigingen over”, zegt Allard Donker, informatiemanager van Sport Fryslân. “De vereniging blijft materieel werkgever; wij zijn de formele werkgever. Wij voeren de volledige personeels- en salarisadministratie uit en zorgen dat het werkgeverschap aan alle wet- en regelgeving voldoet. Zo lopen verenigingen op dit gebied geen risico.”
Sport Fryslân zet zich in om alle Friezen aan het bewegen te krijgen. Onderdeel daarvan is het ondersteunen van Friese Sportverenigingen, bijvoorbeeld dat Sport Fryslân sportwerkgever van trainers en coaches is. “Hiermee nemen we het werkgeverschap van verenigingen over”, zegt Allard Donker, informatiemanager van Sport Fryslân. “De vereniging blijft materieel werkgever; wij zijn de formele werkgever. Wij voeren de volledige personeels- en salarisadministratie uit en zorgen dat het werkgeverschap aan alle wet- en regelgeving voldoet. Zo lopen verenigingen op dit gebied geen risico.”
Het werkgeverschap brengt het verwerken van veel gegevens van trainers en verenigingen met zich mee, op papier of per email. Sport Fryslân had de wens dit proces te digitaliseren en nam hiervoor Gjald in de armen.
Het werkgeverschap brengt het verwerken van veel gegevens van trainers en verenigingen met zich mee, op papier of per email. Sport Fryslân had de wens dit proces te digitaliseren en nam hiervoor Gjald in de armen. Donker: “We liepen al een tijdje met het idee van digitalisering. Het gaat dan zowel om effectiviteit als een hogere kwaliteit van de dienstverlening. Door de Sportal kunnen we ook sneller leveren richting verenigingen.
Vrijwillige bestuurders van verenigingen kunnen ons 24/7 bereiken voor informatie, vragen en het aanleveren en wijzigen van gegevens. Gestroomlijnde processen geven zowel ons als de vereniging inzicht in waar knelpunten van mogelijke vertraging liggen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het hele proces van de arbeidsovereenkomst opstellen, tekenen tot toevoegen aan het dossier.”
Sportal: online AFAS portal op maat
De digitalisering leidde tot de Sport Fryslân Sportal: een online portal voor het werkgeverschap van trainers. “Hiervoor was het van belang dat de juiste kennis aan boord kwam. Gjald heeft veel meer verstand van de software van AFAS dan dat wij dat hebben”, zegt Donker. “Vooral de manier waarop ze meedenken, is waarom we voor ze kozen. Gjald stelt niet de wijsheid in pacht te hebben, ‘zo moet je het doen’, maar denkt en luistert kritisch mee in het hele traject. We wisten van hun ervaring met de software; dat speelde ook een rol.”
In haar werkwijze start Gjald met inventarisatie-sessies waarbij wensen van betrokkenen en processen in kaart worden gebracht. Hierin wordt de lean-methode toegepast. “Alle onderdelen hebben we op hoofdlijnen doorgenomen: hoe ziet het eruit en wat is de wens? Hoe zou het eruit moeten zien?” zegt Donker. “Daarin zit een bepaald spanningsveld: wat zijn je wensen en wat zijn de mogelijkheden van het systeem? Gjald weet daar goed de weg in, durft ‘nee’ te zeggen, geeft helder aan wat er wel of niet kan en de reden waarom. Ze denken in mogelijkheden.”
Consultants werden collega’s
Met de wensen en mogelijkheden in kaart was het de handen uit de mouwen voor het bouwen, waar ook consultants van Gjald bij betrokken waren en meehielpen. Donker: “Het is een echte samenwerking, zowel goed contact met de projectleider als met de consultants die hier over de vloer zijn gekomen. Ze waren echte collega’s tijdens het project, deden mee aan onze routines zoals fitpauzes. Het resultaat is niet alleen een portal, maar ook kennisoverdracht van Gjald naar onze organisatie.”
