Software kiezen voor je bedrijfsprocessen is al een opgave op zich. Maar software ook echt laten werken in je organisatie is ook geen gemakkelijke opgave. Dat is nog altijd mensenwerk, want software werkt pas als iedereen die er mee moet werken er ook echt mee werkt. Dit onderdeel wordt vaak over het hoofd gezien dus we geven je graag tips om te zorgen dat je de zo zorgvuldig gekozen software ook echt goed geïmplementeerd krijgt.
Drie voorwaarden voor succesvolle software-implementatie
Kort samengevat kunnen we drie zaken benoemen die belangrijke impact hebben op het succesvol gebruiken van software binnen organisaties:
- de kwaliteit van de software
- de op de software aansluitende werkprocessen
- de veranderingsbereidheid van de mens
Deze drie zaken hangen heel erg met elkaar samen. Als er op een van deze drie gebieden iets niet in orde is, heeft dat impact op het succes van de implementatie.
Een aantal aandachtspunten:
Kwaliteit?
Slechte software gaat niet werken. Je kunt ultiem flexibele mensen in dienst hebben en ontzettend maakbare werkprocessen; werkt de software niet, dan kun je het wel vergeten. Vat de keuze voor een pakket dan ook niet te licht op. Investeer in een goed selectieproces, zorg dat je de software in werking ziet met behulp van demo’s en ga heel goed na welke aanpassingen er van de organisatie worden gevraagd.
En neem in je calculatie van de investering ook de andere factoren dan de aanschafprijs of licentie mee: zijn er trainingen nodig, wat kost dat aan inspanning van mensen en wat gaat het eventueel aanpassen van werkprocessen aan tijd en verlies van productiviteit kosten? Levert de nieuwe software ook tijdswinst op, uiteindelijk? En hoeveel? Zo kun je pas eerlijk kijken naar de kosten en baten.
Belangrijkste aandachtspunt blijft echter gewoon dat het werkt. Software moet feilloos doen wat het moet doen en daarmee de bedrijfsprocessen ondersteunen, nooit belemmeren.
Werkprocessen?
Kies je voor software die de bestaande werkprocessen ondersteunt of ben je bereid je huidige werkprocessen te herzien? In alle eerlijkheid: aan het laatste ontkom je eigenlijk nooit. En dat is eigenlijk ook helemaal niet erg, want als het goed is, gaat de verandering gepaard met een efficiencyslag en een meer toekomstbestendige organisatie.
De vraag is meer hoe ver je daar in wil gaan. En bedenk daarbij dat het aanpassen van werkprocessen impact heeft op de organisatie. Helemaal op het moment dat er nog geen software wordt gebruikt die kritische bedrijfsprocessen stroomlijnt en oude, papieren processen digitaliseert. Data-handeling, data-invoer en ook de input wordt drastisch omgegooid. De sleutel zit ‘m in het beseffen van de impact en daar voorbereidingen op treffen. Vooruitdenken, testen, bijsturen en een goede informatiestroom naar de betrokken mensen optuigen.
De factor mens?
Eigenlijk is de “factor mens” nog het meest bepalende in het succes van een implementatietraject van nieuwe software. Veranderingen zijn lastig en soms spannend. Niet zelden komen we tegen dat er niet alleen een kennisgebrek is, maar ook gewoon pure weerstand.
Veranderen is dus zo makkelijk nog niet. En als mensen al jaren, dag in dag uit werken op een en dezelfde manier, dan is het heel lastig om dat ineens om te gooien. Wees dus niet verrast als het door jou zo zorgvuldig uitgedachte en geselecteerde systeem niet met applaus wordt ontvangen.
Laten begeleiden of niet?
Een dergelijk implementatietraject laten begeleiden door een externe is geen slecht idee. Vreemde ogen dwingen, het kennis- en ervaringsniveau van projectleiders en consultants ligt hoog als het gaat om dit soort trajecten en het houdt belangrijke handen vrij binnen je organisatie.
Concrete tips bij implementatietrajecte
Houd, voor een succesvol implementatietraject van je software, in ieder geval de volgende tips in gedachten. Dan kom je al een heel eind:
- Definieer een goede business case en maak duidelijk welke doelen en voordelen er concreet ten opzichte van de huidige situatie moeten worden gerealiseerd;
- Stel een duidelijk einddoel, budget en tijdspad voor het realiseren van de doelstellingen;
- Stel resources beschikbaar in de vorm van (interne) projectleiding, applicatiebeheer en opleiding;
- Ontwerp bij de doelen passende werkprocessen en betrek medewerkers daarin;
- Blijf vanuit de leiding betrokken bij het project en toon krachtig leiderschap;
- Informeer medewerkers voortdurend en consequent over het project;
- Betrek medewerkers en leidinggevenden in het project voor het creëren van draagvlak voor de te veranderen werkwijzen;
- Test de nieuwe inrichting van de software door en door voordat de organisatie er los mee gaat.
Vragen? Mail me op mwalstra@gjald.nl of bel 06-13753681. Ik help je graag met een goed advies, Maeike Walstra
