Familiebedrijf Kees Smit Tuinmeubelen werkte tot voor kort zonder HRM-systeem. Daardoor hadden ze slechts beperkt inzicht in belangrijke data, zoals ziekteverzuim. Veel werkzaamheden werden handmatig opgepakt, met een hoge foutgevoeligheid tot gevolg. Om die reden maakte de organisatie de keuze om hun interne processen te professionaliseren. In samenwerking met Gjald rondden zij begin dit jaar de implementatie van de AFAS software succesvol af.

Data en inzichten

“In onze zoektocht naar een HRM-systeem waren we op zoek naar software die ons ondersteunt bij het automatiseren van de administratieve werkzaamheden,” vertelt Rik. Om in te kunnen springen op de veranderende rol die de HR-afdeling vervult, was dit een doorslaggevende eis. Administratieve werkzaamheden als verlofregistratie, declaraties en ziekmeldingen maken plaats voor thema’s als performance management en strategische personeelsplanning. Met deze nieuwe software van AFAS kunnen we voorzien in hetgeen de organisatie van ons vraagt: strategisch personeelsadvies. Dankzij de tientallen dashboards van het HRM-systeem van AFAS krijgen we inzichten en informatie die we nodig zijn en de ESS- en MSS-functies helpen ons meer HR-taken bij de medewerkers en de managers in de lijn te kunnen wegleggen. “We zijn overigens eerst in onze bedrijfsstructuur gedoken om helder te krijgen wie nu aan wie verantwoording aflegt; dat is de basis van je HR systeem. Daarnaast hadden we de behoefte om met een signaleringsfunctie meldingen te ontvangen over acties bij bijvoorbeeld aflopende contracten. Die meldingen voorkomen handmatige handelingen, wat vatbaarder is voor fouten. Daarnaast misten wij voorheen de data en inzichten over bijvoorbeeld ziekteverzuim, omdat wij met losse excel lijsten werkten. Inzicht in het verzuim is voor een organisatie met honderden werknemers belangrijke informatie, je begrijpt hierdoor beter hoe je werknemers kunt helpen.”

Sparringpartners

“De samenwerking met Gjald is ontzettend fijn gebleken. Wij zien de consultants vanuit Gjald als echte sparringpartners, bereid om met ons mee te denken en de beste oplossingen aan te dragen. De verwachtingen die we in de verkennende gesprekken op deden, zijn ruimschoots uitgekomen in het implementatietraject. Extra ondersteuning is altijd mogelijk bij onverhoopte problemen. Zelfs in de nazorg merken we dat. Binnenkort gaat één van mijn collega’s met verlof en komt Jos de Krosse, die ook het implementatietraject heeft begeleid, een dag in de week bij ons op kantoor zitten. Daarmee borgen wij een stukje senioriteit en continuïteit. Op de momenten dat Jos er is, maken we ook van de gelegenheid gebruik om optimalisaties in het pakket door te voeren. We hebben ook de module Werving en Selectie reeds volledig ingericht, die wij dit najaar in gebruik gaan nemen.’’