Woonzorg Flevoland is een zorgorganisatie met 1.300 medewerkers en 200 vrijwilligers, actief in Almere en Lelystad. De jongste provincie ‘verouderd’ snel, dit vraagt veel van zorgorganisaties zoals Woonzorg Flevoland. Woonzorg Flevoland biedt een breed pakket aan thuiszorg, zorg en welzijn in Lelystad en Almere. De ICT is in goede handen van Functioneel Coördinator Geert Heikamp. Sinds 2019 werkt Woonzorg Flevoland met een verbeterd HRM-systeem, met behulp van Gjald.
Geert: “Mijn rol is om op IT-gebied vernieuwingen door te voeren. Ik zorg dat ICT ondersteunend is aan alle werkprocessen. In 7 jaar tijd is Woonzorg Flevoland gegroeid van 400 naar 1300 medewerkers. Het gebruikte HRM-systeem bood niet de juiste mogelijkheden ter ondersteuning in die groei. Na een oriëntatie kwamen we op AFAS uit.
Tussen eind 2018 en januari 2019 is het AFAS-systeem ingericht en in gebruik genomen en is Gjald onze ondersteunende partij. De leverancier bracht ons in contact met Gjald, een van de gespecialiseerde businesspartners van AFAS. Wij zijn altijd op zoek naar een organisatie die ons vanuit een expertise met dienstverlening begrijpt en kan helpen. Gjald maakte die rol meer dan waar.”
Gjald is een partij die ons wil begrijpen
“Wij zijn een zorgorganisatie en geen IT-bedrijf en werken graag samen met partners die ons ondersteunen in dat deel wat we zelf niet willen zijn. Dat doet Gjald naar volle tevredenheid. Zij snappen het HRM-systeem en hoe wij het willen gebruiken. Gjald hielp ons met de inrichting, de processen omtrent verloning, boekhouding en HR.
Techniek is nooit de oplossing. Het gaat om de organisatie; als je weet hoe je het organiseert, kun je het ook automatiseren.
Geert Heikamp, Functioneel Coördinator bij Woonzorg Flevoland
Techniek is nooit de oplossing. Het gaat om de organisatie; als je weet hoe je het organiseert, kun je het ook automatiseren. In dat samenspel is Gjald zeer ondersteunend. Wij zijn vrij helder en duidelijk over samenwerkingsverbanden: als het niet lekker werkt, beëindigen wij de relatie. Inmiddels werken we ruim vijf jaar samen.
Gjald weet wat we nodig hebben en werkt snel en soepel. Vanaf dag 1 denken ze mee, en werken ze met hun expertise aanvullend op onze vragen en behoeften. Ze vullen kennis aan waar deze ontbreekt en begrijpen de situatie binnen een organisatie als er processen ingericht worden die voorheen niet geautomatiseerd waren.”
Vanuit expertise meedenken en meedoen
“Gjald ziet waar kansen en mogelijkheden liggen binnen de gebruikte systemen. Ze begrijpen de wensen wat Woonzorg Flevoland anders en beter wil doen. Die combinatie levert telkens de ontwikkelagenda voor de komende periode. Zo ontwikkelen we stap voor stap naar steeds beter.
Vanuit de organisatie ontstaat al snel het idee ‘we hebben het ingevoerd en nu zijn we klaar’. Vervolgens kom je er achter dat er ook nog iets van beheer nodig is. Daarnaast ontwikkelt onze organisatie zich, net als de wereld om ons heen. Met Gjald zijn daar goed afspraken over te maken. In het begin was dat een actief beheer. Na verloop van tijd zijn eigen medewerkers opgeleid en verzorgen het functioneel beheer van AFAS en de processen.
De kennis in-house is nu voldoende op orde en we zetten Gjald met name nog in voor de grotere stappen, zoals een vernieuwingsslag of aanvullende kennis van AFAS. Volgens ons lopend contract trekken we bij Gjald aan de bel in het geval van problemen en escalaties. Dat is maandelijks. Daarnaast is er periodiek overleg over de stand van zaken en onze wensen. Onze ontwikkelagenda komt tot stand met onze samenwerkingspartner Coloriet, Gjald als ondersteunende partij en Woonzorg Flevoland.”
Specifieke toepassing van AFAS
“AFAS is specifiek ingericht voor Woonzorg Flevoland. De HR-processen, Payroll en boekhouding zijn voor vergelijkbare organisaties vrij standaard. Gjald hielp onze wensen te honoreren. Zij gingen de uitdaging aan om AFAS als bronsysteem te gebruiken naar HR. Alle personen die iets in onze organisatie doen, moeten in AFAS komen. Vrijwilligers, externen, vaste medewerkers: iedereen.
AFAS is ook de bron voor onze andere systemen. De IT-omgeving en ons client-volgsysteem (NEDAP ONS) halen de informatie uit AFAS. Om dit mogelijk te maken hebben we samen met Gjald een uitbreiding op AFAS ontwikkeld. We noemen dit ‘Uitgifte Middelen’. Alle medewerkers krijgen in AFAS in hun functieprofiel mee wat ze nodig hebben. Denk aan specifieke rechten en licenties voor Office, NEDAP en telefoon. Bijzonder nuttig in de dagelijkse taken en uiteraard nuttig als goede start met de onboarding.”
Blik op de toekomst
“Met Gjald is het af te schalen waar het kan en op te schalen waar het wenselijk is. Ze bewegen echt mee met de behoeften van de organisatie. Voor 2023 zijn er onderwerpen bepaald, opleidingsadministratie en een vrijwilligersportaal. Afhankelijk van het onderwerp bekijken we of we de expertise van Gjald nodig hebben.
Het is prettig schakelen met Gjald. Ze denken mee in de standaard. Binnen zeven jaar zijn we meer dan verdrievoudigd in omvang. Dat vergt veel van de organisatie. Het is dan fijn om samen te werken met een partij die onze situatie begrijpt. Flevoland vergrijst in rap tempo en Gjald snapt als geen ander hoe ons daar in te ondersteunen. Met ons ‘op maat gemaakte’ AFAS-systeem gaan we met vertrouwen de toekomst in. De snelle groei en flexibiliteit vanuit de organisatie halen we dankzij de standaardinrichting van (onder andere) ons HR-systeem. Dit is dankzij Gjald mogelijk gemaakt.”
Beelden: © Woonzorg Flevoland