Bij The Human Network in Utrecht werken dagelijks 500 professionals aan specialistisch advies- en capaciteitsvraagstukken voor opdrachtgevers. Vanuit diverse labels worden vaste en flexibele medewerkers gekoppeld aan een opdracht. Voor het voeren van de urenregistratie op projecten, de controle van de uren en de facturatie, werd vanuit de labels op verschillende manieren gewerkt. Elke maand was het een behoorlijke opdracht om een tijdige en foutloze factuur bij de opdrachtgevers te krijgen.
Het proces van uren schrijven was voor medewerkers en verantwoordelijke business unit managers (BUM’s) niet gebruiksvriendelijk. Doordat de doorlooptijd van de facturatie lang was, ontbrak real-time inzicht in de performance van de organisatie. The Human Network werkt sinds 2016 met de software van AFAS. Deze software biedt veel standaarden om de bedrijfsvoering te kunnen vereenvoudigen, versnellen en verbeteren. Het proces van uren schrijven was voor medewerkers en verantwoordelijke business unit managers (BUM’s) niet gebruiksvriendelijk. De directie van The Human Network besloot een project te starten om meer standaard en uniform voor de labels te gaan werken met de software van AFAS. Het doel was om hiermee klantgerichtheid en gebruiksvriendelijkheid te realiseren.
“Met standaardisatie realiseer je uniformiteit, snellere doorlooptijd, minder fouten en uiteindelijk meer klantgerichtheid.”
Stefan van Kuijeren, Manager Projecten & IT, The Human Network
De belangrijkste wens van The Human Network was om meer gestandaardiseerd en uniform te werken. Vanuit het projectplan waren de doelstellingen geformuleerd om tot een efficiënter proces te komen, duidelijke werkafspraken te maken en de software van AFAS toekomstbestendig in te richten.
Om de beginsituatie vast te stellen, was het nodig om eerst een sessie over de huidige werkwijze te houden. Zo kon er in kaart worden gebracht op welke punten er verschillen in de werkwijzen bestonden. Vanuit Gjald hebben we The Human Network hierin ondersteund met een brown paper sessie. Hierbij breng je alle processtappen en verspillingen in kaart. Zo waren er bij diverse labels verschillende controle stappen, formats om uren te schrijven en was de aanlevering op verschillende tijdstippen. Een deel van de urenverantwoording ging via e-mail, maar vond ook op papier plaats.
“Door proces overstijgend te denken, zorg je voor het optimale proces en behaal je maximale efficiëntie.”
Robin Timmer, ERP Consultant bij Gjald
Voor het ontwerpen van het nieuwe proces is daarna rekening gehouden met de standaard mogelijkheden van AFAS. Gjald kent deze mogelijkheden goed en is door haar kritische houding en adviesrol goed in staat om zoveel mogelijk deze standaard mogelijkheden te adviseren. Gjald maakt alleen uitzonderingen indien dit beter aansluit bij de bedrijfsvoering.
Vanuit The Human Network waren diverse stakeholders bij deze ontwerpsessie betrokken. Er ontstond een constructieve sfeer waarin iedereen heeft meegedacht en geholpen aan een verbeterd proces.
“Er is draagvlak ontstaan door ook de BUM’s te betrekken bij het project. Ook voor nieuwe projecten zullen we op deze manier te werk gaan.”
Ron de Vlaming, Directeur The Human Network
Nieuwe functionaliteit implementeren is niet alleen een IT aangelegenheid. Om te zorgen dat de organisatie gaat werken met de nieuwe standaarden, is het nodig om ook aandacht te besteden aan de menselijke factoren. Nieuwe standaarden betekent een nieuwe manier van werken. Dit wordt vaak als lastig of zelfs eng ervaren. Bij The Human Network is de implementatie gefaseerd uitgevoerd en zijn medewerkers goed geïnformeerd over het hoe en waarom. Middels goede werkinstructies en ondersteuning, is er voor gezorgd dat de BUM’s snel hun weg hebben gevonden. Er is nu veel enthousiasme over de nieuwe manier van factureren, omdat het sneller gaat en minder foutgevoelig is. Dit zorgt voor meer klanttevredenheid bij de opdrachtgevers en BUM’s. Er is sneller na de maandafsluiting informatie beschikbaar, wat er voor zorgt dat er tijdig en adequaat kan worden bijgestuurd.
De belangrijkste resultaten van dit project zijn:
- Kortere doorlooptijden tussen de registratie van uren & facturatie
- Aantal verstuurde facturen first-time-right verhoogd
- Sneller inzicht in financiële resultaten van The Human Network
- Gebruikersvriendelijkheid van het systeem verhoogd
The Human Network en Gjald
The Human Network geeft 500 topprofessionals binnen 20 gespecialiseerde bedrijven de ruimte. Ruimte om zich te ontwikkelen in hun vakgebied. Ruimte om optimaal te ondersteunen bij specialistische advies- en capaciteitsvraagstukken. The Human Network investeert in haar bedrijfsvoering met AFAS en laat haar hiervoor ondersteunen door Gjald.
Gjald helpt organisaties succesvol te zijn met efficiënte bedrijfsvoering met inzet van digitaliseren en automatisering. Verwachtingen van onze opdrachtgevers overtreffen is waar onze kernwaarde “rode energie” voor staat.
Tips van Gjald voor een standaard bedrijfsvoering:
- Pas je processen op de nieuwe software aan, niet andersom
- Zorg voor een business design team die zorgt voor “ nieuw denken”
- Voor een ERP implementatie geldt: goed is goed genoeg, streef er niet naar om alle wensen in een keer realiseren
- Standaard software is “ frozen knowledge” kennis van bedrijfsvoering die door andere bedrijven voor u is opgedaan.
Weten wat Gjald voor jou kan betekenen?