“Door grenzen te verleggen, bereik je meer” is het motto van NHL Stenden Hogeschool. Om dat uit te dragen, is de onderwijsinstelling hard bezig met een duurzame bedrijfsvoering in AFAS. Samen met Gjald heeft NHL Stenden een groot aantal optimalisaties in de software van AFAS doorgevoerd. Met resultaat: er is voor projecten meer inzicht en overzicht en gestelde doelen van optimalisaties zijn gehaald.
Digitale bedrijfsvoering
Sinds maart 2020 werken Gjald en NHL Stenden Hogeschool uit Leeuwarden samen om de bedrijfsvoering voor financiën, projecten en inkoop van de Hogeschool duurzaam te verbeteren. NHL Stenden streeft naar effectieve ondersteuning van haar activiteiten als Hogeschool door digitalisering en automatisering van haar bedrijfsvoering. Voor de ondersteuning van de bedrijfsvoering maakt de Hogeschool al een groot aantal jaren gebruik van de software van AFAS. Gedurende de jaren kreeg de onderwijsinstelling behoefte aan verdere ondersteuning van een aantal (financiële) processen op het gebied van facturatie, rapportages, contracten, verplichtingen en voor projectadministratie en -beheersing.
NHL Stenden werkt voor het uitvoeren van onderwijs en onderzoeksprojecten jaarlijks samen met tientallen (nationale en internationale) organisaties in een groot aantal projecten. De projectadministratie, die sinds 2018 actief is, voldeed niet aan de benodigde functionaliteit, de gewijzigde eisen van opdrachtgevers en eisen aan gebruiksvriendelijkheid voor (project) medewerkers.
Er was dus veel winst te behalen en er is klein gestart om een aantal optimalisaties in projectvorm op te pakken. Achtereenvolgens is daarna een boel werk verzet en zijn onderdelen als optimalisatie van de facturatie, ingebruikname van de verplichtingenadministratie, contractbeheer, projectadministratie en het gehele jaarrekeningproces en rapportages opgeleverd.
Door proceseigenaren uit de organisatie samen te laten werken met onze eigen functioneel beheerders en experts van Gjald,
Peter Wemmenhove, directeur Financiën Planning en Procurement ai bij NHL Stenden
is er in korte tijd veel bereikt. AFAS moet onze bedrijfsvoering optimaler ondersteunen waarbij wij gebruik moeten kunnen maken van de best practices die door AFAS zijn ontwikkeld.”
Gebruiksvriendelijkheid
Dagelijks werken veel medewerkers van NHL Stenden aan projecten waarbij verschillende rollen bestaan als projectmedewerker, -ondersteuner of –leider. Het verantwoorden van uren, controle uitvoeren op de uren, en grip houden op de urenbesteding op projecten in relatie tot budgetten, was een tijdrovende en minder leuke klus. Het was een belangrijke wens om het proces eenvoudiger en overzichtelijker te maken voor de gebruikers.
Om de gebruiksvriendelijkheid te verhogen, is de kalenderweergave om uren te boeken en is de nieuwe projecten-workflow geactiveerd. Op deze manier kunnen projecten worden aangevraagd en beoordeeld voordat ze daadwerkelijk geregistreerd worden. Daarnaast kunnen projectleiders en -ondersteuners de projectteams beheren via InSite. Ook zijn er gebruikersspecifieke urenrapportages opgesteld, zodat op elk moment zichtbaar is hoeveel uren er op een project zijn geschreven en welke nog geaccordeerd moeten worden. Hiermee is meer inzicht en overzicht gecreëerd en meer werkplezier.
Ingebruikname en ondersteuning bij livegang van de nieuwe projectenmodule
Een belangrijk onderdeel van een project is de daadwerkelijke ingebruikname en onboarding van de inrichting in de organisaties. Om de livegang een zo groot mogelijk bereik te kunnen geven, is op 24 november 2020 een live-sessie gehouden met ongeveer 20 gebruikers, waarbij er ook een aantal medewerkers meededen via een Teams-vergadering. NHL Stenden stelde het erg op prijs dat dit in Corona-tijd mogelijk was. Uit de vergadering zijn nog een aantal gebruikers-opmerkingen naar voren gekomen, die Gjald in de daaropvolgende dagen heeft verwerkt.
Ook zijn er voor elke soort gebruiker binnen de projectadministratie werkinstructies opgesteld, waarbij ze stapsgewijs het proces van project aanmaken tot uren schrijven kunnen doorlopen. Daarnaast is Gjald als aanvulling ingezet op het functioneel applicatiebeheer, zodat dit project (en de projecten die nog gaan komen) soepel live kan gaan en de eerste gebruikersvragen gelijk opgepakt worden.
Projectmatig werken bij het realiseren van verbeteringen in het gebruik van AFAS
Om goede resultaten te behalen in projecten, werkt Gjald projectmatig. Een verantwoordelijke projectleider vanuit zowel Gjald als NHL Stenden zorgden voor een goede structuur, verdeling van (inrichtings)werkzaamheden en testwerkzaamheden. Op deze manier zijn gestelde doelen gehaald en is binnen budget een goede nieuwe inrichting gerealiseerd.
Doorontwikkeling
Doorontwikkeling blijft belangrijk en daarom heeft NHL Stenden al een nieuwe ambitiekalender voor 2021 opgesteld. De onderwijsinstelling wil automatische financiële vertaling van de uren, uitgebreidere projectrapportages, purchase to pay, webshop en cursusadministratie oppakken.
Over NHL Stenden en Gjald
Door grenzen te verleggen, bereik je meer. Daarom daagt NHL Stenden studenten, medewerkers en partners iedere dag uit hun talenten te ontdekken en te versterken. De Hogeschool is altijd op zoek naar manieren om haar bedrijfsvoering nóg duurzamer te maken. De organisatie ziet duurzaamheid als een belangrijk onderdeel van de kwaliteit waar de Hogeschool voor staat. Duurzame bedrijfsvoering vraagt om duurzaam beleid.
Gjald helpt organisaties succesvol te zijn met efficiënte bedrijfsvoering met inzet van digitaliseren en automatisering. Verwachtingen van onze opdrachtgevers overtreffen is waar onze kernwaarde “rode energie” voor staat. In 2020 werken NHL Stenden en Gjald samen aan een aantal mooie projecten. Beide organisaties zetten de samenwerking voort in 2021.