Ik zie het nog veel te vaak gebeuren: organisaties die de inrichting van AFAS als een puur technische exercitie zien. Ze pakken hun huidige processen, richten die in in AFAS en gaan aan de slag. Dat is zonde, want AFAS levert je veel meer op als je start met een sterke visie.

Waarom je zou moeten starten bij je visie

Implementeer je jouw huidige processen in een nieuw systeem? Dan implementeer je in feite het verleden. Je krijgt de software die je gisteren nodig had.

Terwijl het feit dat je jouw software gaat vervangen altijd een belangrijke reden heeft. Misschien is je huidige software verouderd en is het beheer te ingewikkeld geworden. Misschien lukt het je niet om je doelen te behalen met je huidige software. Of misschien merk je dat concurrenten je beginnen in te halen. In elk geval is er iets wat niet meer werkt.

Het laatste wat je dan wilt, is blijven hangen in het verleden. Dit is juist het moment om dingen te veranderen, om flinke stappen vooruit te zetten. Maar dan heb je wel een sterke visie nodig.

Wat voor organisatie willen jullie zijn? Wat zijn jullie strategische doelen voor de komende tijd? Wat vinden jullie belangrijk?

Oftewel: wat is jullie toekomstvisie?

Zodra je dat helder hebt, kun je AFAS inzetten om stappen richting die toekomst te zetten.

In 3 stappen van visie naar optimale AFAS-inrichting

Heb je jouw visie gevormd? Dan is het tijd om die te vertalen naar je AFAS-inrichting. Deze 3 stappen gaan je daarbij helpen:

1. Bepaal je langetermijndoelstellingen

Voorbeelden van vragen die je jezelf kunt stellen:

• Wat is er nodig om onze visie waar te maken?
• Welke kwaliteit moeten we daarvoor leveren?
• Wat voor mensen moeten we aantrekken?
• Hoeveel opdrachtgevers moeten we binnenhalen?

2. Bepaal wat dit betekent voor je processen

Voorbeelden van vragen die je jezelf kunt stellen:

• Hoe verbeteren we de klantbeleving?
• Hoe verbeteren we ons wervingsproces?

3. Onderzoek hoe AFAS hierin kan ondersteunen

Voorbeelden van vragen die je jezelf kunt stellen:

• Wat is er mogelijk in AFAS?
• Hoe kunnen we die mogelijkheden optimaal benutten?

Laat je leiden door de standaarden van AFAS 

Door de standaarden van AFAS te volgen, zet je automatisch flinke stappen richting de toekomst. De standaarden van AFAS bevatten namelijk onder andere:

• Processen op basis van de best-practises uit jouw branche
• Processen die voldoen aan de nieuwste wet- en regelgeving
• Krachtige communicatiemogelijkheden voor medewerkers en externen
• Tools om de meest moderne werkgever te zijn
• Slimme rapportages

Je wilt jouw processen dus zoveel mogelijk aanpassen aan de standaarden van AFAS, in plaats van dat je AFAS aanpast aan jouw processen.

Het werkt alleen in combinatie met krachtig leiderschap

Wij komen regelmatig bij organisaties waar de AFAS-implementatie mislukt is. De grootste boosdoener? Een gebrek aan visie én leiderschap.

Processen draaien vrijwel nooit op zichzelf. Je medewerkers maken deel uit van die processen. Om AFAS succesvol te implementeren zullen zij hun werkwijze moeten aanpassen. Ze moeten veranderen. 

Er is leiderschap op het hoogste niveau nodig om deze verandering succesvol door te voeren. Er moet iemand zijn die zegt: “Dit gaan we doen en dit is waarom.”

Als medewerkers niet snappen waarom ze moeten veranderen, dan gebeurt er iets heel menselijks. Ze houden vast aan wat ze kennen. Als wij voor het eerst bij opdrachtgevers binnenkomen, wordt AFAS daardoor vaak maar voor 20% benut. Ondertussen werken medewerkers nog steeds voor een groot deel in Excel of op papier.

Pak dus je verantwoordelijkheid als MT. Vorm die visie, bepaal de strategische koers en breng de neuzen in dezelfde richting.

Alleen dan gaat AFAS je organisatie écht verder brengen.

Hulp nodig?

Wij kunnen je helpen bij elke stap. Van het vormen van je visie, tot het implementeren van AFAS, tot het meekrijgen van je medewerkers.